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自己評価を書く上で大切なこととは?成長促進のためのコツ!

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定期的に記載を求められる人事考課表ですが、自己評価欄にどのようなことを書けばよいのか把握できていないという方は多いでしょう。そもそも、なぜ自分で書く必要があるのでしょうか。今回は、人事考課表の目的と書き方のポイントについて解説します。

人事考課表とは? 何のために自分で書くの?

人事考課を進めていくうえで、非常に重要な書類となるのが、人事考課表です。人事考課表は、フォーマットや呼び方もさまざまですが、「人事考課シート」や「人事評価シート」、「自己評価シート」などと呼ばれている会社もあります。呼び方は異なりますが、社員に対して業務姿勢やスキル・能力を評価するために活用されるという点では、これらは全て同じ目的を果たす書類です。人事考課表は、第三者の手で書かれるのではなく、社員一人ひとりが自分自身で記入することが一般的です。

人事考課表は会社の考課制度がどのような手順や頻度で行われているのかによって、作成のタイミングも異なります。一般的には年に1~2回の頻度で配布されることが多いようです。ではなぜ、上司や人事管理者ではなく、本人が自分自身で人事考課シートを作成する必要があるのでしょうか。それには以下の2点の目的があります。

1.自分の成長を冷静に確認する

人事考課表のフォーマットはさまざまですが、いくつかの質問事項に対し答えていく部分と、自分で立てた目標に対する達成度を振り返りながら記載していく部分により構成されているのが一般的です。そのため、社員は人事考課表の作成を通し、自分の成長を冷静に確認し振り返ることができます。

2.過小評価や過大評価をしていないか確認する

社員が人事考課シートを作成するうえで大切にしなければならないことが、「ありのままの自分の能力や努力している点を上司や経営層に伝えること」です。人事考課表はその名の通り、人事考課のための資料です。そのため、上司や人事管理者など自分を評価してくれる人にとって有意義な内容にする必要があります。例えば、簡単にクリアできそうな目標を設定したり、目標に対する達成のハードルを低く設定したりしても意味がありません。

また、自己評価が低すぎてしまうと、自分の意見を言えなくなったり、せっかくの成長機会を逃してしまう可能性もあります。逆に、自己評価が高すぎてしまうと、仕事で失敗してもほかの人のせいにしてしまったり、周りからのアドバイスに耳を傾けられなくなったりします。そのため、人事考課表では、過小評価や過大評価をせずに、ありのままの自分の姿を反映させることが大切です。

人事考課制度とは?

そもそも、人事考課制度とはどのような制度なのでしょうか。人事考課制度は、社員の能力や勤務態度、業務に対する貢献度などを一定の基準で評価すること、またはそれを賃金管理や昇進、移動配置、能力開発などに反映する制度を指します。人事考課制度とよく似た言葉に人事評価制度がありますが、この2つの言葉に明確な違いはないとされています。

しかし、「人事考課制度は人事評価制度のひとつで、賃金や昇給などの人事処遇を目的として、会社への貢献度や能力のランク付けを行い評価することと」と解釈するケースもあります。この場合は、人事評価制度は人事考課制度よりもさらに大きな概念として解釈されます。

また、人事考課制度の特徴として、レイティングを挙げる人もいます。レイティングとは社員をいくつかの評価要素に応じてS評価、A評価などのように、明確にランク付けすることです。日本では長年、レイティングを行う会社がほとんどでしたが、現在ではこのレイティングを廃止し、ノーレイティングという考え方を取り入れる企業も出てきています。

人事考課表の目的と書き方のポイント

人事考課表を作成する本来の目的と評価基準を把握しておくことで、効果的な書き方を把握できるようになります。まずは、人事考課制度の3つの目的から確認していきましょう。

3つの目的

人事考課制度の主な目的は3つあります。

1.待遇の明確な根拠となる

上司との人間関係や、業務内容の違いによる不平等さを取り除き、公平な評価を目指すことができます。

2.会社としての在り方や社員に求める姿勢の可視化

評価軸を明確にすることで、社員に会社の方針を示すことができます。会社としての方向性も明確になり、目指している企業文化や・風土の形成につながります。

3.社員のモチベーション向上

達成感は他人から認められていると実感できたときに発生するといわれています。全社員を同じテーブルで、公平に評価することで、社員のモチベーション向上を期待することができます。また、社員の状況を正しく把握することができるため、教育や研修を用意する等、社員の能力開発につなげることも可能です。

3つの評価基準

人事考課制度には、業績基準、能力基準、情意基準の3つの評価基準があります。

1.業績基準

成果を生み出すまでのプロセスではなく、個人やチームのノルマや目標に対する評価を行います。ここで活用されているのが、目標管理制度(MBO)です。

目標管理制度(MBO)は1954年に経営学者のピーター・F・ドラッガーにより提唱されたマネジメントの考え方です。上司から目標を課すのではなく、社員一人ひとりが自身で個人の目標を設定することで、モチベーションの向上や能力開発につなげることができるとされています。

2.能力基準

職務を通して身に付けた能力を評価します。
職務知識、判断力、企画推進力、折衝力、熟練技能、指導力など、会社が定めた各等級(資格)の職能要件を設定しているケースも多くあります。
例えば、難易度の高い仕事に対する達成度や、緊急時などイレギュラー時の対応方法やその結果が評価対象になります。

3.情意基準

仕事への取組姿勢を評価します。行動考課や執務態度考課と呼ばれます。
遅刻や早退の有無、会社の規定や上司の指示にどの程度従っているか、業務を進める際の立ち振る舞いや態度、チームワークを意識して業務に取り組めているかなど、仕事に対する意欲がどの程度あるのか、仕事に真摯に取り組めているのかという点を確認します。

書き方のポイント

人事考課表の中で自分の成果をアピールするときは、目標に対する達成度を客観的に表現することが大切です。客観的に表現するには、具体的な数字を挙げて説明するとよいでしょう。

また、業務を遂行するなかで、当初の目標に対する成果以外にも実績を出した場合は、その内容についても記載することで、プラスアルファの価値として示すことができます。

1.営業職や販売職の場合

営業職や販売職のように数値目標を立てやすい職種については、「売上目標1,000万円に対し、実績1,200万円(達成率120%)」というように具体的な数字を出し、プロセスから結果を説明するとよいでしょう。また、目標を達成できなかった場合は、数字では表現できない実績や今後心がけたいポイント、改善策などを記載することも大切です。

2.事務職の場合

営業職などと異なり、数字で目標を表現しにくい職種については、「業務効率化提案目標5件に対し、3件提案」、「残業時間削減目標30%に対し、20%」というように通常業務の取り組みを数値化し、記載します。どうしても数字に表現できない実績があった場合は、状況や状態の変化を実績として記載しましょう。例えば、「部下や後輩の指導・育成の結果、部下が○○できるようになった」等、変化が分かるように記載しておきましょう。

まとめ

人事考課表は社員のモチベーション向上と個人の目標に対する達成度を確認することを目的に実施されています。人事考課表の内容をより充実したものにするためには、数値で成果を説明することや、目標以外の成果などについてもしっかり記載することが重要です。人事考課表の目的を理解し、価値ある資料を作りましょう。

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