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1on1ミーティング成功のカギ「話すことがない」という部下への対応方法

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近年、さまざまな企業で取り入れられるようになった1on1ミーティング。アメリカのシリコンバレーなどでは日常的に行われており注目されるようになりました。しかし、いざ1on1ミーティングを取り入れようとしても、話す内容や目的などに迷っている、部下に話してもらうことができずに困っているという場面もあるでしょう。amy-hirschi-JaoVGh5aJ3E-unsplash

そこで今回は、1on1ミーティングはどのように行えば成功するのか、部下が話してくれないときにどのように対応したら良いのかについてまとめました。これから1on1ミーティングを取り入れようとしている方、取り入れてみたものの、いまひとつうまくっていないという方などはぜひ、参考にしてみてください。

1on1ミーティングで「話す」目的や内容

1on1ミーティングを部下と行うとき、どのようなテーマで話すことが効果的なのでしょうか。1on1ミーティングを有意義なものにするためにも、まずは1on1ミーティングの基本的な部分について説明していきましょう。

1on1ミーティングで「話す」重要性

1on1ミーティングとは、上司と部下が11で行う定期的な面談のことです。評価のために行う人事面接とは違い、少なくとも月に1回~週に1回のペースで定期的にコミュニケーションをとる機会を持ち、部下の話や意見、困っていることに対して、個別にじっくりと話を聞いたりフィードバックをしたりすることで、部下の能力を引き出そうという狙いがあります。

上司にとっても、部下の状況を直接把握できる良い機会となります。会話をする機会を定期的位設けることで、互いに信頼関係を築くきっかけをつくることができます。その中で、キャリアに対する考えや、抱えている仕事への思いや課題などを聞くことができれば、部下が成長するチャンスを作ることにもつながります。

また、転職のハードルが低くなった昨今、より自分にあった環境を求めることも少なくありません。転職を考える部下は、職場の環境や仕事の内容に不満をいだいていたり、他にやりたいことがあるものの今の職場では実現できないだろうと自分の中だけで諦めてしまっていたりするケースがほとんどです。

また、ライフプランを含めた働き方などの悩みや課題にぶち当たっているケースもあるでしょう。そういった部下の気持ちの変化や不満をリアルタイムに察知し、対応することが結果的に長く続けやすい社内環境を作ることに繋がります。

このように、1on1ミーティングにはさまざまな効果が期待できます。

1on1ミーティングで話す内容の基本

1on1ミーティングで話す内容は、雑談から仕事の専門的な話まで、いろいろなテーマを取り扱います。最初は雑談やプライベートの話、健康状態のことなど、話しやすい内容を取り上げると良いでしょう。いきなりキャリアの話や個人的な話を深く聞こうとしても、関係性ができていない部下だと話の内容は浅くなりがちです。

また、そのため、部下が日常で感じている小さな疑問や違和感など、些細なことを一緒に解決していく姿勢で話をはじめていくと、信頼関係を築いていきやすく何かあった際に相談し合える関係を築くことができます。まずはそうした日常のサポートを重ねる中で、関係構築をしていきましょう。

何より、そうした対話を重ねること自体が部下にとっても、学びや気づきにつながってきますので、些細なことだからと軽視せず、どんなことでも話をしてもらう場にすることが大切です。

1on1ミーティングで部下から「話すことがない」と言われたら

いざミーティングを始めてみると、「話すことがない」と言ってあまり話してくれないこともあるでしょう。上司としては、話したいのに話してくれないので困ってしまう場面です。このような場合、どのように対応したら良いのでしょうか。

「話すことがない」という部下の心理

部下が「話すことがない」と伝えてきた場合、何を話せばいいか分からず戸惑っているということが考えられます。または、話したいと思ってはいるけれど、このタイミングで話すことではないと思っているかもしれません。中には、本当に話したくないという気持ちから、「話すことがない」と言ってしまう人もいるでしょう。上司との関係に気を遣って、機嫌を損ねるのが怖くて言わないようにしているということも考えられます。

どういった理由にせよ、上司と部下の間に「何でも話せる」という安心感と信頼感が築けていないことが大きな要因として考えられます。信頼関係の構築は、一昼夜で構築できるものではありませんが、1on1ミーティングを重ねていくことで心理的な距離を縮めていきましょう。

上司が自分の話ばかりしていないか?

1on1ミーティングで部下と話をするとき、上司が注意すべきことがあります。ひとつは、部下にいろいろなことを伝えたいという思いから、自分の話ばかりしてしまうことです。

1on1ミーティングのポイントは、上司よりも部下自身が話す量が多くなるように対話を進めることです。フラットな気持ちで思っていることを外に出すことで、部下は自分の思考や感情を客観的にみることができます。部下の考えや思いをじっくりと聞く傾聴の姿勢を忘れず、部下の内省が深まるような時間にしていきましょう。

1on1ミーティングでの対話で意識すべきこと

1on1ミーティングを行うとき、何に気をつければ良いのでしょうか。

部下に意図と目的を理解してもらう

まず、1on1ミーティングを行う意図と目的を伝えておきましょう。これまで人事評価での面談や業績確認のミーティングしか行っていなかった場合は、1on1ミーティングで何をすれば良いかわからない、と戸惑ってしまうこともあります。事前に部下に意図や目的を伝えて理解してもらいましょう。

アジェンダを用意する

また、1on1ミーティングの感覚が掴めないようであれば、先にアジェンダを用意しておくことも効果的です。「最近変わったこと」や、「困っていること」など、1on1ミーティングで話す内容のヒントを与えることで、スムーズに会話していくことができます。部下から自由に話すような、上司が「待ち」のスタイルで行うと、そのプレッシャーから意見も思いも言い出しにくくなってしまいます。しかし、アジェンダが設定されていることで、「話すことはない」という状況にはなりにくいため、スムーズに1on1ミーティングを進めることが可能です。

オープンクエスチョンを効果的に利用する

部下に質問をするとき、「はい」や「いいえ」で答えられる質問をあまりしないように注意しましょう。答えがその一言で終わってしまうので回答の自由度が低くなり、部下の率直な思いや考えなどが聞きにくくなってしまいます。話したくないと考えている人であればなおさら、それ以外の回答はしにくくなるでしょう。

部下への質問は、自由な回答ができるオープンクエスチョンで尋ねるのがおすすめです。質問に対する答えを自分で考えなければならないので、何かしらの言葉を伝えてもらうことができます。

オープンクエスチョンの具体例

オープンクエスチョンといっても、どのような質問をすれば良いのでしょうか。具体的には、以下のような質問があげられます。

「最近うれしいと思ったことは?」
「最近うまくいったことは?」
「やりがいを感じるときはどんなとき?」
「困っていることはどんなこと?」

どの質問も、「はい」「いいえ」では答えられない質問です。頭の中で、普段の仕事風景や自分の思いを巡らせながら、思考を働かせることにつながります。ひとつ質問をして、その答えが返ってきたら、それをまた深掘りするような質問を重ねていくと、部下の考えもより深めていくことができるでしょう。

部下の発言をメモしておく

部下の発言や気になったことを手元でメモして記録しておくことも大切です。部下が「あれ、前も相談したんだけどな・・」と思ってしまうと信頼関係を築くスピードも遅くなりがちです。部下の成長や様子を経年で追いつつ、部下一人ひとりに合わせた課題やポイントを抽出してあげておくことで、より効果的な成長支援につながるでしょう。

まとめ

日本ではまだ導入され始めたばかりの1on1ミーティング。うまく活用すれば、職場の活性化や部下の成長に繋げることができます。上司にとっても、社内環境を整えたり部下のニーズを把握したりする良い機会ですので、ぜひ会社や部署全体で協力して取り組んでみてはいかがでしょうか。

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