人事考課面談とは？部下の成長を促すキーフレーズ4選

自社の人事考課面談をどのような形にするかについてお悩みではありませんか？　本記事では、人事考課面談の目的と、上司・部下の普段の関係性、部下のモチベーションを引き出すキーフレーズを紹介します。ぜひ自社の人事考課面談の基礎作りにお役立てください。

人事考課面談とは？

人事考課面談の直接的な目的は、半年・一年などの評価期間の中で、面談対象者と話し合い、給料や昇進などの待遇を決めることです。しかし、面談の目的はこれだけではありません。面談対象者に応じた適切な対応を通して、人材育成や組織活性化を目指すことも重要な目的のひとつです。

面談を行う中で人材育成や組織活性化を図るためには、部下のモチベーションを上げる必要があります。面談だけで部下のモチベーションを上げることは難しく、日ごろから上司と部下の信頼関係を構築しておくことで、面談の効果を上げることが可能です。

普段の関係性や面談の進め方次第では、部下のやる気を削いでしまう危険性もあるため、上司に対する教育は非常に重要です。面談を行う上司には、人事部から面談の進め方や言葉がけなどの知識をインプットしていきましょう。部下のモチベーションを高める技術を身に付けられるように、ロールプレイングなどを盛り込んだ実践的な研修などを行うことで、面談の質は高まります。

以降では、具体的に部下のモチベーションを上げる方法について見ていきましょう。

部下のモチベーションを上げるには

部下のモチベーションを上げるには、普段から信頼関係を築けていることが大前提です。面接だけで取ってつけたような言葉をかけても、部下の心にその言葉は届きにくいでしょう。まずは部下との信頼関係の築き方を説明します。その後、効果的な面接の進め方について紹介しますので、順番にポイントを押さえていってください。

●普段からの関係性を育てる「傾聴」と「PDCAのサポート 」

仕事上の関係とはいえ、部下との関係も人間関係のひとつです。日ごろから部下の仕事ぶりを見て、適切な言葉がけを積み重ねることにより、部下の中に上司を信頼する気持ちが芽生えます。部下との関係性を良くするために、日ごろから心がけておきたいポイントは2つです。

・傾聴：普段から部下の話を決して遮らずしっかり聴く
・PDCAのサポート：部下が目標を達成できるように支援を心がける

それぞれをもう少し詳しく説明します。

●傾聴：普段から部下の話を決して遮らずしっかり聴く

普段から上司が心がけておくべきことは、部下が話そうとしている時にその話を遮らず最後まで「聴く」ことです。

上司と部下の関係では、基本的に仕事の指示を出して、その指示通りに仕事が進んでいるかをチェック・指導します。そのため、上司から声をかける場面がどうしても多くなり、部下は受け身になりがちです。仕事を進める上では明確な指示は重要ですが、部下が悩んでいる時には、上司側が受容的な態度で接することが重要になります。

部下が悩んでいる様子なら、適度に声をかけて悩みを口にするきっかけを与えてください。部下が口を開いたら、本人が納得するまで話に耳を傾けましょう。

上司はつい自分の経験談や持論を部下に話してしまいがちになりますが、ここは堪えて部下の考えや思いを丁寧に聴きとってください。立場が上の人間が自分の経験を話し出すと、部下は上司の考えを押しつけられていると感じてしまう可能性があるためです。

部下は、とことんまで話を聴いてくれた上司に対して「見ていてくれる」という気持ちを持つようになり、信頼関係の基礎ができていきます。相手の話を聴くことを、心理学の用語では「傾聴」と呼びます。傾聴のポイントは3つです。

・部下の言葉を否定せず、遮らず耳を傾ける
・時には部下の話を促して興味を持っていることを伝える
・部下が何を考えているのか自分自身で気づきを得られるように見守る

日ごろからの傾聴によって、部下は「上司に見てもらっている」「この職場に居場所がある」というポジティブな気持ちになり、モチベーションアップのベースが醸成されます。

●PDCAのサポート：部下が目標を達成できるように支援を心がける

傾聴によって部下との基本的な関係性が良くなってきたら、次は部下の成長を促す行動を意識します。その方法は、部下が立てた目標にコミットし、PDCAを回すサポートをすることです。

部下が立てた目標を途中で何度か確認して、現状のままでは達成できそうにない場合、どうすれば目標を達成できるか部下と一緒に考えます。PDCAで言えば、C（チェック）の支援をするイメージです。答えをすぐに言わずに部下にこれまでの行動を振り返ってもらい、どう改善して次のA（行動）を決めれば目標が達成できそうなのか、部下自身に考えてもらいましょう。ここでも、上司の考える目標や行動の押しつけはNGです。

この時、会話冒頭で部下にダメ出ししてはいけません。部下の劣等感を刺激しますので注意してください。「ここまでできた」ということを褒め、足りない部分はできる限り部下自身が気づけるように会話を運ぶことが重要です。

部下が気づけなかった改善ポイントがあれば、部下の話を十分に聴いた後、最後に「ここも改善するともっと良くなるかもしれないね」と柔らかく伝えてください。話を十分に聴いてもらえたという満足感あると、部下も素直に言葉を受け止めやすくなります。

日ごろからこのような形でPDCAのサイクルを回すサポートを続けることで、人事考課の面談に対しての心理的な障壁が軽くなり、上司・部下とも気負わず臨めるでしょう。

効果的な面談の進め方

ここからは、効果的な面談の進め方について解説します。おおよそ以下のような流れで面談を進めるとスムーズです。

1.最近の職場や時事の話など、雑談から入って緊張を和らげる
2.部下がこれまでにやってきたことを褒めて認める
3.評価については、数値目標からの達成度合いを率直に伝える
4.評価について部下の質問がないか確認し、疑問が残らないようにする
5.目標が達成できなかった部下に対しては、改善方法を一緒に考える
6.次の目標設定について、部下の中で方向性が見えていることを確認して面談終了

面談のポイントは、まず部下の努力や実際に出してきた結果を認めることです。部下がもっとも頑張ってきた部分はしっかり褒めます。評価については、数値目標からの達成度合いを率直に伝え、部下が期待していたよりも低い評価の場合は、部下が納得するまで丁寧に説明しましょう。

最後に、次の目標設定を達成可能なものするにはどうすればいいかを一緒に考えていく、という流れで部下をフォローします。目標達成ができていなかった場合は、部下の実績を否定せずに、部下が自分で目標の改善ポイントを見出せるようにサポートしましょう。

達成可能な目標にするには、目標設定そのものが高くなりすぎていないか、日々積み上げていく数値目標をどのように明確化すれば良いかなど具体的な考慮ポイントを部下に示して自発的な答えを待ちます。部下が答えを導くサポートをすることで、部下も次に立てる目標についてよりコミットできるでしょう。

部下が話したくなるキーフレーズ4選

最後に、部下の方から話したくなるキーフレーズを4つ紹介します。日々のコミュニケーションや面談時に、意識的に使ってみてください。

承認：「この点は成長したね・成果が出たね」

部下に対して、上司が「見守っている」ことを知らせ、その行動を肯定していることを知らせる言葉です。あまり成果が見えていなくても成長している部分を知らせることは、部下の自信にもつながります。面談時だけではなく、日常的な声がけが重要です。

問いかけ：「どうしたらこの点が改善できる？」

部下が自発的に考えられるよう、Yes/Noで応えられる質問ではない問いかけをしましょう。本人の言い分を聞いてから、気づいていない部分を補うように必要最低限の助言をすると、部下の納得性が高まります。

類似性：「一緒に考えてみようか」

部下の課題に対して、一緒に考える姿勢を見せることは「自分もあなたと同じ方向を見ている」というメッセージを部下に与えます。部下は、上司が同じ方向を見ようとしてくれていることを感じ取ると、自分との類似性を感じられて安心できます。

部下がなかなか自分の考えを言葉にできないようなら、先ほど紹介したような問いかけとともに使ってみてください。順序を追って考えられるような質問を少しずつ投げかけながら一緒に考えていくと、部下も落ち着いて自分なりの答えを見出せるようになります。

気づき：「気づいていないけれど、こういう点はあなたの強みですよ」

承認と似ていますが、こちらは部下自身が気づいていない長所を指摘することで、新たな自分の長所を自覚し、自己理解を助けることができます。部下は、さらに上司に対して「きちんと見てもらっている」という気持ちが持て、心を開いて話せるようになるでしょう。

まとめ

人事考課面談の目標、部下のモチベーションを上げる方法および部下が思わず話したくなるキーフレーズについて紹介しました。ここまでお話しした内容をまとめます。

人事考課面談とは

・直接的な目的：給料や昇進などの待遇を決める
・大きなスパンでの目的：人材育成や組織活性化を図る

部下のモチベーションを上げるには

・普段から傾聴とPDCAのサポートをして部下との間に信頼関係を築く
・面談時は部下の成果や長所を承認してから本題に入ることで部下が話しやすい環境を作る

部下が話したくなるキーフレーズ

・承認：「この点は成長したね・成果が出たね」
・問いかけ：「どうしたらこの点が改善できる？」
・類似性：「一緒に考えてみようか」
・気づき：「気づいていないけれど、こういう点はあなたの強みですよ」

これらの情報をうまく活用して、上司が部下を指導し、面談でより大きな目的を達成するための人事マニュアル策定時にお役立てください。