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部下の成長のために面談で押さえたいポイント5つ

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最新のパフォーマンスマネージメントの考え方においては、上司・部下間のコミュニケーションが重要とされています。中でも欠かせないのが部下との面談や対話の機会を持つことですが、上手く運用できていないケースが少なくありません。そこで、面談をより良いものにするためのポイントを5つ紹介していきます。

部下との面談で陥りやすい注意点

部下との面談で陥りやすい注意点には次のようなものがあります。

・上司の経験談や精神論を言って聞かせる面談になっている

・面談のゴールが部下の問題や悩みの解決ではない

・話題(テーマ)が広がりすぎて面談本来の目的を見失っている

・部下が建前だけを話してしまいがち

・口下手、自己主張が苦手な部下へのアプローチ

以下に例を挙げていきますので、5つの注意点と照らし合わせてみてください。

ケース1 上司があらかじめ答えを用意している

上司の経験や、仕事に対する心構えなどを伝えることは大切です。しかし、初めから上司が求める答えを部下から引き出す面談や、言って聞かせる面談は成長に繋がりません。上司の心構えやノウハウを部下にそのまま実行させることだけが部下の成長ではないのです。

部下に対して「そういう場合はこうすればいい」、「私はこのようにした」という話をしていないでしょうか。部下が困った時にアドバイスすることは大切ですが、日頃から自分で考えさせ、答えを見つけ出せるよう訓練する機会を与えることが今後の成長につながります。

ケース2 プライベートの話題が中心になっている

プライベートの話題が中心になっているケースもあります。面談の本来の目的は、部下の成長や育成、業務の改善です。もちろんプラベートに関する会話はクッション材として必要不可欠ですが、面談では、本業についての部下の本音を聞き出すことが重要です。

ケース3 上司からの一方通行になっている

部下が面談に慣れていないと、上司からの一方通行の面談になってしまいがちです。

面談における上司の役割は、話し手ではなく、部下の意見を引き出し、聞き手になることです。中には話すことが得意でない部下もいるでしょう。それでも焦らず部下の言葉を待つ心構えが必要です。例え言葉が少なくとも、面談の主役は部下である、という心構えが大切になります。

 

面談で押さえておくべきポイント5つ

面談で押さえておくべき4つのポイントを紹介します。

前述の注意点をふまえて以下のポイントを押さえておけば、面談をマネージメントツールとして有効活用できるはずです。

ポイント1:傾聴の姿勢が重要

ポイント2:成功体験を持たせる

ポイント3:課題やテーマに連続性を持たせる

ポイント4:自己評価とのギャップを認識させる

ポイント5:上司も話のネタを用意しておく

 

ポイント1 部下との面談は傾聴の姿勢が重要

部下との面談では、上司は傾聴の姿勢が重要です。傾聴とは、部下の態度や表情などにも注意しながら、積極的に「聴く」ということです。

意見や反論を挟まずに相づちや同意を入れることで部下は話しやすくなるはずです。また、部下に向ける目線や表情、姿勢なども、部下の話に対して関心があることを示すように、意識的に作ることが不可欠です。

ポイント2 成功体験を持たせる

部下の問題や悩みは一緒に解決する姿勢が大切ですが、上司が直接的に関与するのではなく、面談をあくまで問題解決のためのプロセスを確認し合う「作戦会議」の位置付けにするのがおすすめです。部下の困りごとに対して解決のヒントを与え、そのヒントを使って「自分で解決した」という成功体験を持てるように、フォローしていくことが重要です

自分が困った時には「上司は力を貸してくれる」という安心感と、「自分の力で解決した」という成功体験によって、部下は本当の意味で成長を実感できます。そうすることによって次にやってくる課題にもひるまずにチャレンジできるでしょう

一緒に取り組む姿勢が信頼関係を育て、問題に正しく向かう力を育てることが大切です。

課題やテーマに連続性を持たせる

部下の課題やテーマとしている問題に対しては、連続性を持ってコミュニケーションしていくことが大切です。

気が付いたことをその都度フィードバック・指摘していくことも大切ですが、さまざまなテーマが散らばってしまった場合には、部下が何に注力すればいいのか分からず、どれも中途半端になってしまう可能性があります。

また上司自身も発言の方向性がブレてしまう可能性が高いため、部下がどの方向に向かっていけばよいか分からなくなってしまう可能性があります。

連続性を持たせることで部下自身も「過去→現在→未来」という時系列で長期的に自身の成長を実感することができます。

自己評価や自己認知とのギャップを明確にする

どこか知らないところに出かける時、目的地が分かったとしても今自分がいる場所がわからなければ、始めの一歩はどの方向に出すのか、電車で行くのかバスで行くのがよいのか?など手段が明確になりません。

それと同じように、社員の成長においても部下自身が自分の現在地を知ることが大切です。部下自身が理解できていると思っていても、周囲が思う客観的な評価とは少なからずギャップがあるものです。まずは部下の自己認知の範囲を確認し、ギャップがあれば率直に伝え、互いに把握する事が大切です。

従来型の目標管理の面談では、目標に向かわせるための指導だけが行われがちでしたが、最近のパフォーマンスマネジメントの潮流では、部下の能力開発がゴールとなってきています。今現在地とのギャップを知ることで正しい理解を促し、今後自発的に成長していけるような土台を整えていきましょう。

上司も話のネタを用意しておく

人によっては何を話してよいか分からないという部下もいるでしょう。そのため上司も話のネタを用意しておき、部下が話すことに困っているようであれば、積極的に対話を進められるようにしておきましょう。

用意しておくネタは、業務に関する話題はもちろんですが、それ以外のことも触れとよりコミュニケーションが促進されます。例えば、

・プライベートに関する話題(体調管理や家族のイベントのことなど)

・チームの人間関係など、業務の中で気になった所

・最近の活動で特によかった所(褒めるポイント)を用意しておく

など、業務に直接は関与しないことについても触れてみることで、部下の緊張を解く効果があります。また、何気ない会話の中にこそ部下の成長のヒントが見えてくるケースもあります。

 

成長促進のヒントは部下の話の中にある

ここまで述べてきたように、面談の目的である成長促進のヒントは、部下の話の中にあります。人が成長するためには動機付けが必要です。面談を通して次のような点を確認していくと効果的な面談になるでしょう。

(1)尊敬または信頼できる人から影響を受けること

人は尊敬を抱き、信頼をおける人から影響を受けることで成長します。傾聴し、一緒に問題を解決する上司の姿勢がその関係作りには不可欠です。

(2)自分で気が付くこと、発見があること

自分自身で気付き、「ああそうか」と発見し、納得して人は成長します。面談で聞くことができた部下の気付きや発見は、尊重すべきです。

(3)納得できる動機があること

納得できる動機や理由があると、人は積極的に行動し、成長に繋がります。会社の方針や業績、評価といった結果も大切ですがそれに偏ってはいけません。本人がどうなりたいのか、求めている姿を聞き出すことが重要です。

(4)達成可能なことが分かり、その方法やヒントがあること

手が届きそうで、達成の手段が分かるからこそ、人は目標へ向かうことができ、成長します。その場で可否を判断するのではなく、優先順位や手段について一緒に考え、ヒントを与えることが上司の役割といえるでしょう。

 

まとめ

面談における5つのポイントと意識しておきたい成長の動機について解説しました。これまでの「上司が指導し、部下がそれを忠実に遂行する」という関係は変わってきています。今後は、働く個人が成長を実感したり、やりたいことを実現したりすることが結果として組織の成長につながるという考え方が広がってきている中で、面談に取り組んでみてはいかがでしょうか。

 

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