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人材情報の一元管理とは?メリット・デメリットと活用方法を解説

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社員一人ひとりのパフォーマンスを最大化するとともに、企業全体の活性化や成長をサポートするシステムとして今注目を集めているのが、人事情報の一元管理です。今回は、そのメリット・デメリットを比較しつつ、タイプ別の活用方法を解説していきます。

人事情報の一元管理とは

日本の将来推計人口(2017年推計)によると、日本の労働力人口は2030年に5880万人になると予想されています。2016年の労働力人口6648万人に比べ、約770万人の減少となります。今後は年を追うごとに労働力人口が減り、企業間では優秀な人材の獲得競争が激化し、採用力の有無が企業の命運を分ける時代に突入すると考えられています。

この獲得競争に勝利するために必要なのが、新たな人事管理の施策や体制です。
人事部の業務は、「経営に必要な人材を効率的に確保すること」「能力が最大限に発揮できるよう適切に人材を配置すること」「教育・訓練などを通して効率的に人材能力を向上させること」「人材の活性化を図ること」の4つを軸に成り立つものです。この4つの軸がしっかりあってこそ、社員のモチベーションをアップさせ、一人ひとりのパフォーマンスを最大化させられます。

しかし人事部の業務は、勤怠管理・労務管理・給与計算はもちろんのこと、採用や人事評価など、多岐にわたっています。その中で、各々が管理するデータの種類や管理方法などがバラバラになっていると、これまでに蓄積してきた人事情報を効率よく利用することができません。

その結果、人的リソースを有効に活用できないまま終わってしまうこともあります。また、企業の組織力を高めるという本来の目標を見失い、社員の満足度アップや働きやすい環境作りといった業務が後手に回る可能性も否定できず、人事部の業務に偏りを生じてしまう場合もあります。

ここで解説する「人事情報の一元管理」とは、こうした課題を解決するために人事システムを利用し情報を一元化することを指します。

具体的には、これまで担当部署や担当者ごとに管理していたデータを集約し、ひとつのシステム(仕組み)の中で管理することで、必要なときに必要な情報を取り出せる状態にすることです。
こうして人事情報を一元管理することで、情報のメンテナンスや部署間での連携はより簡単になり、人事部が本来の4つの業務にリソースを十分割けるようになります。

こうしたシステムは、社内業務を効率化し、コストダウンするためのものとして以前から使われていました。しかし、大企業での導入を目的とした大規模なシステムが多く、中小企業ではあまり使われていなかったのが実状です。それが近年、マイナンバー制度が導入されたことによって、より高いレベルのセキュリティの需要が高まり、クラウドサービスがリリースされ、ソフトがパッケージ化されたことで、さまざまな企業での導入につながっています。

人事情報一元管理のメリット・デメリット

業務の効率化とパフォーマンスの最大化

人事情報を一元管理するメリットとして一番に挙げられるのは「業務の効率化」です。情報を一箇所に集約し、管理方法を一つにまとめることで、情報の探索や保管にかけるコスト軽減や時間短縮となり業務の効率化につながります。さらに、情報のメンテナンスや部署間での連携が簡単に行えるようになるのも、管理方法を統一するメリットのひとつでしょう。
また、情報を組織内で共有することで、部門間に連携が生まれたり、経営層と現場との間にある壁を取り除くなど、社内のコミュニケーションが活発化にも繋がります。

一元化された情報で組織を可視化すれば、社員の潜在的な能力や知識、スキルなどについての最新情報を把握し、見極めることも容易になります。人事部は、組織全体のバランスを見ながら、適材適所の人材配置を立案できるようになります。こうした人事施策が、内部人材のパフォーマンスを最大化し、社員のエンゲージメントを向上させ、将来を担う人材を育成に繋がります。

それぞれの能力や知識、スキルを役立てられる場を用意することで、社員一人ひとりが「適正な評価を受けている」という満足感を得ることになり、モチベーションもパフォーマンスもアップします。これがさらには全体の業績アップにもつながり、人事評価や処遇においての説得力も増します。

システム統合時の負担と不正アクセスへの脅威

一方で、人事情報一元化によるデメリットもあります。
その一つが、導入時の負担とコストです。さまざまなデータを統合する際、システムが複雑化しすぎて、作業の負担が大きくなる可能性があります。一元化の際に紐づけていくデータの記録様式や単位がバラバラであればあるほど、作業時間やコスト面での負担が増大します。さらに、各企業の制度に合わせて細かいカスタマイズを行ったり、閲覧制限などを設定したりする必要もあり、一元管理するための準備に時間がかかりすぎることもあります。また、定期的なメンテナンスにも一定の費用がかかることになります。
しかし、データを統合した後の業務の効率化、社員一人ひとりのモチベーションアップによる業績向上などを考えると、導入時の作業負担やコスト面でのデメリットは相殺可能なものかもしれません。

もう一つのデメリットがセキュリティ上のリスクが発生することです。人事情報をデジタル化することで、膨大な個人情報をシステム上に保管することになります。ネットワークを用いたシステムを導入すれば、不正コピーや不正アクセスによる被害をうける可能性も否定できません。
コンピュータウィルスの感染や停電などによっても、システムダウンしかねず、一元管理システムへのアクセスが不可能になるケースもあります。システム以外のバックアップ体制を整えるなど、データが取り出せなくなったり、消失したりといったリスクを意識しながらの対策が必要でしょう。

自社の一元化を可能にするさまざまな手段


近年、こうした情報一元管理システムもさらなる躍進を遂げています。遠隔地の複数の施設をつなぎ、ストレスのない状態で共通のシステムを利用できるようになるなど、人事業務はさらに標準化し、コストダウンも進みました。

それぞれの企業が人事情報を的確に活用すれば、市場における競争力は確実にアップします。その第一歩が、人事情報の一元管理です。
一元管理にあたっては、企業それぞれの管理体制や各部署に点在するデータの形式、責任者からの情報の上げ方、他のシステムとの連携など、押さえておくべきポイントも複数存在します。システム導入の難しさを認識すると同時に、それらのポイントを確認したうえでシステムを選択することが重要です。

人事システムには、ITシステムタイプの「クラウド型」「オンプレミス型」、パッケージソフトタイプの「ERP」「ベスト・オブ・ブリード型」などがあります。ここではそれぞれの形態のメリットとデメリットを解説します。

ITシステムタイプ

・クラウド型
ベンター(委託企業)が提供するインターネット上のシステムを利用する形式で、サーバを運用する必要がありません。導入にかかる時間が短く、初期費用や管理コストも低く抑えられます。法改正などが行われた場合も迅速にサポートしてもらえるのも強みです。

インターネット環境さえ整っていればいつでもどこでも利用できますが、クラウド上にデータがあるため、漏えいなどセキュリティ面の不安が残ります。また、自社に合わせたカスタマイズがしづらいというのもデメリットもあります。

・オンプレミス型
オンプレミス型(クライアント・サーバ型)は、自社内にサーバを設置し、自社で回線を管理する形式です。自社内にサーバを有しているため、高いセキュリティを確保でき、情報流出などのリスクを軽減できます。通信速度の速さやカスタマイズ性の高さも魅力のひとつです。しかし、ハードウェアとソフトウェアを導入するため、初期費用は高額になります。システム導入に時間がかかり、導入後も自社でシステム管理を行う必要があるというデメリットもあります。

パッケージソフトタイプ

・ERP(Enterprise Resources Planning)型
主要な機能のみがパッケージ化されたソフトのことで、自社に必要な機能のみを選択し使用します。既存のパッケージソフトを用いるため、導入に時間がかからず、低コストでの導入が可能で、ベンダのサポートが比較的しっかりしています。しかし、カスタマイズには不向きです。開発の費用や時間がかかり、必要な機能が揃わない場合もあります。

・ベスト・オブ・ブリード型
さまざまなベンダーやパッケージソフトの中から、適切な機能を持ったものを、組み合わせて使用する方法です。自社に必要な機能を網羅することができる一方で、データの連動・連携することが難しいというデメリットがあります。

システムを選定するポイント

人事システムは多彩な機能を備えています。導入にあたって、何にポイントをおけばよいのかと迷われることもあるでしょう。システム選定にあたってのポイントは3つあります。

まずは、人材管理とプロジェクト管理の両方を一つの人事システム機能させられるかという点です。次に、詳細なタレントマネジメント業務を行えるかどうか。さらに、今後長期にわたって使用できるかどうか。

これらの視点をもって複数のシステムを比較・検討し、自社の状況に合ったシステムを選んでみてはいかがでしょうか。

まとめ

近年は、採用活動や労務管理の在り方が多様化しています。人事部が、これまでのように人事・給与の管理だけを行うだけに留まっていたのでは対応できない複雑な課題も多く出てきています。

さらに、社員一人ひとりのモチベーションを上げてそのパフォーマンスを最大化させることが、業績アップへの近道であることもわかってきました。そんな中で、人事部の業務を効率化させ、人員の適材適所な配置を実現し、企業全体の業績をアップさせるための人事情報の一元管理が注目を集めています。目標管理のフレームワークを使うのも一つの手です。

【参考記事はこちら】:Googleも採用!目標管理手法「OKR」とは?無料で試せるツール3選

この人事情報一元管理によるメリット・デメリットを正しく把握すると同時に、さまざまなパッケージ製品やクラウドサービスを比較・検討することで、自社の人事業務や企業文化、人事戦略などに合ったシステムを見極め、導入することが求められています。

ここでは、ITシステムを活用する方法、パッケージ化されたソフトを用いる方法など、さまざまな導入の形態もご紹介してきました。自社の求める人材を長期的な観点から育成し、管理し、活用するためにも、人事システム導入による人材情報の一元管理を進めてみてはいかがでしょうか。

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