解決！社内コミュニケーションが活性化する6つの施策例

人事施策を考える上で、コミュニケーションの活性化は非常に重要性がある項目です。社内コミュニケーションを活性化させることで具体的にどのようなメリットがあるというのでしょうか。今回は社内コミュニケーションの目的とメリットについて解説します。

社内コミュニケーションとは？

「社内コミュニケ―ション」は主に、会社のビジョンやミッションを達成するために社員同士が情報交換を行うこと、また業務を円滑かつ効率良くすすめるために社員同士が信頼関係を築くために交流を行うことを指します。

社内コミュニケーションが十分に行われていない場合、社員それぞれの業務内容が他の社員から見たときに分かりづらかったり、経営層と一般社員の間で会社のビジョンやミッションの認識にズレが生じたりする可能性があります。

社内コミュニケーションに課題ありと感じる企業が8割

社内コミュニケーションの必要性は、多くの企業で認識されています。しかし、HR総研が実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート」によると、全体の約8割の人が「社内コミュニケーションに課題があると感じている」と回答しています。

具体的な課題の内容としては、「何気ない会話ができていないこと」や「経営層が社員に対して、自社の方向性や社員に期待することを伝える場がないこと」、「表面的なコミュニケーションしか取れておらず、業務を進めるうえで物足りなさを感じていること」など様々な意見が挙げられています。

つまり、ほとんどの企業が社内コミュニケーションの必要性を感じていながら、効果的かつ的確な施策を行えていないことがわかります。

社内コミュニケーションの不足は健康被害にもつながる？

また、独立行政法人　労働対策研究・研修機構により2012年に事業所を対象に実施された調査によると、メンタルヘルスにかかわる不調者は、本人の性格の問題のほかにも、職場の人間関係や、上司・部下とのコミュニケーション不足、上司が部下を育成する余裕を持てていないなどの項目が挙げられました。

このことから、社内コミュニケーションの低下が社員の健康に悪影響を及ぼすと捉えている企業が多いことが分かります。社員の健康に悪影響を及ぼすと、社員のパフォーマンスが落ちるリスクが高まるため、業績の悪化につながるといっても過言ではありません。

社内コミュニケーションが活性化することで得られるメリット

 社内コミュニケーションを活性化させることで、社員の健康状態の悪化を未然に防ぐことができます。このほか、どのようなメリットがあるというのでしょうか。ここでは社内コミュニケーションの活性化により、得られるメリットについて考えていきましょう。

社員エンゲージメントの向上

約束や婚約を意味するエンゲージメントですが、ここでは愛着や絆、関係性という意味を持ちます。つまり、社員エンゲージメントとは、企業と社員間で生まれる信頼や、相互に貢献する愛着心のことをいいます。

世界的に活躍しているコンサルティング会社ウイリス・タワーズワトソンでは、社員エンゲージメントのことを『社員一人ひとりが企業の戦略や目標を正しく理解し主体性をもって自己の力を発揮しようとする貢献意欲』と定義しています。社員エンゲージメントが向上すると、離職率の低下を防げるだけではなく、優秀な人材を集めることも可能です。

生産性向上

社員間でコミュニケーションが活発になると、情報共有をしようという体制が整います。この体制が根付くと、社員一人ひとりの悩みを軽減できるだけではなく、意欲を引き出すこともできるようになるため、業務効率が上がり、全体の生産性向上につながります。

イノベーションの創出

社員の意欲が向上すると、業務に対してはもちろん、経営課題などについても社員が積極的にかかわろうとする風土が形成できます。そのため、社員が自然とクリエイティブな発想を持ちやすくなるだけではなく、イノベーションの創出にもつなげることができます。

企業リスクの低下

社員一人ひとりが企業理念や会社の方針に対して共通認識を持つことで、企業という大きなチームを考えたときに統一性が生まれます。社員間で情報共有を自然に行なえるようになると、顧客への対応を統一化させようとする動きが出るほか、コンプライアンス意識の低下を防ぐこともできると考えられています。

活性化の具体的な施策例

 社内の認識のズレを防ぎ、社内コミュニケーションのメリットを最大限発揮するためにはどのような施策があるのでしょうか。ここでは、社内コミュニケーションの活性化が期待できる施策例について解説します。

社内報

経営層と社員の間で発生する認識のズレを防ぐためには、会社からの情報発信や情報開示が有効だと考えられています。その点で、古くから活用されている対策が社内報の作成です。HR総研が実施したアンケートによると、社内コミュニケーション不全の防止および抑制策として、最も有効だと考えている事業所が多かったという結果が出ました。

フリーアドレス制度

社員の席を固定せず、自分の好きな席で業務を行う制度がフリーアドレス制度です。この制度は、1980年代に日本で始まりました。一時は衰退しましたが、自由な働き方が支持されているほか、社内インフラの整備が進められてきた現代において、改めて注目され始めています。

フリーアドレス制度を導入することで、部署や役職にかかわらず、社内の様々な人とコミュニケーションを取ることができます。ヤフーや日本マイクロソフト、日本IBM 、NTTデータ、コクヨなどの大手企業もフリーアドレス制度を導入しています。

社内SNSの導入

一般的なSNSをビジネスシーンで使用することを想定し、仕様を整えたものが社内SNSです。日本では代表的なものとしてチャットワークがあります。同じフロアにいなくても、会話と同じように気軽にコミュニケーションが図れるというメリットがあります。

社内コミュニケーションの活性化だけではなく、情報共有や進捗管理をスムーズにしてくれるというメリットもあります。

社内部活動

サイボウズでは、一時期30％近くあった離職率を4％にまで削減するのに成功しました。この環境改善に大きく貢献した施策が、社内部活動の促進だったそうです。縦割り構造の会社において、社内部活動を促進させると、横のつながりが形成しやすくなるというメリットが得られます。これにより、社内コミュニケーションを活性化させることができます。サイボウズでは、社内恋愛や社内結婚が増えたという結果も得られたそうです。

社内公募制度・FA制度

会社が募集要項を開示し、社員自らがその仕事に応募することで、マッチした場合に希望する部署や仕事へ挑戦することができる制度が社内公募制度です。このほか、一定条件を満たす社員が希望部署に自分を売り込んだり、別部署からのスカウトを受けたりすることで、異動することができるFA制度もあります。いずれの制度も経営層と社員が一定の決まりのなかでコミュニケーションを軸にして会社組織の活性化を図ることができるという画期的なシステムです。

役員ランチ制度

例えば月に1回というように、定期的に社員側から役員を指名して、一緒にランチを食べる制度が、アカツキが実施している役員ランチ制度です。この制度では役員と社員がリラックスした雰囲気のなか、普段の業務内ではなかなか取ることができないコミュニケーションを取る機会を作る画期的な制度として注目されています。

まとめ

社内コミュニケーションを密に取れるよう、環境改善に努めることで、社員一人ひとりのモチベーションが向上し、会社の業績向上につなげることができます。社内コミュニケーションを活性化させたいのであれば、今回ご紹介した6つの施策例を参考にしてみてください。