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採用における課題とは?解決するための採用管理システムを紹介

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採用担当者は業務過多になってしまいPDCAを回せていないというのが現場のリアルです。一定の人数を採用するためには様々なチャネル組み合わせて、より多くの候補者と接触する必要があります。そのため採用の業務は複雑化が進む一方なのです。
この記事では採用における課題と解決するための採用管理システムをご紹介いたします。

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採用業務は課題が多く振り返りをする余裕がない

人事における採用業務の問題点

昨今人事の業務は多岐にわたっており、一口に人事と言っても採用、労務、教育、制度や環境の整備などさまざまな業務があります。

採用業務だけでもイベントやWebでの採用媒体などでの母集団の形成から、実際の就業にたどりつくまでには多くの業務が発生します。
また、採用した社員が会社に根付いて評価を上げるまで人材を育てていくのも人事の仕事です。

しかし人事の担当者はすでに業務過多となっているケースも目立っていて早急な解決策が求められているのが採用業務の現状であると言えます。
1つの採用業務が一段落したら必ず行われなければならないのは振り返りですが、採用管理が十分にできていないため振り返りができていない実態があるのです。 

採用管理に必要な計画とつまずくポイント

採用業務を遂行するにあたってはどういった目的で、それによって何を実現したいのかが明確でないと採用業務は進みません。

目指すべきゴールに向けてどんな人材を何名採用するのか、そしてそのためにはどのような施策をうつべきなのかなどの採用計画を定める必要があります。
そこで自社が求める人材やアピールすべき事を明確にしていくのですが、新卒・中途の候補者が企業を見る目はかなりシビアになっています。

また、せっかく採用となってもすぐに退職しまうこともあります。新卒の場合は1年以内に30%ほどの退職するというデータもあります。その場合計画していた予定人員に満たないことになってしまうのです。

採用候補の母集団ができても歩留まり率が上がらない

最近の採用における課題で多いのは、イベントやWebの採用媒体で母集団を形成することはできるが、その後の応募や内定まで進む歩留まり率が上がらないということです。

その背景にはデータ管理がおいついていないという現状があります。
オンラインやオフライン様々な採用チャネルが存在する現代では、管理するデータが多岐にわたり、採用を進めるプロセスは企業のマーケティングと同じようなものになっています。

多くの企業ではそれらの採用に関するデータの管理をEXCELで行っている事で、セキュリティーへの不安やすぐに情報を引き出しづらいなどの問題を抱えています。

また、担当が変わる都度の相互の情報共有が不十な場合も目立ちます。他にも、内定者へのフォローも十分でないなど、様々な要因から多数の辞退者を出してしまっているのです。

採用にかかるコストと必要な振り返り

採用にかかるコスト

従業員一人を雇用するのに莫大なコストがかかるというのは少なからず知られています。さらに重要なのは採用した人材が入社後に活躍できる事です。
そのための教育および就業支援には手間も時間もかかります。

そういった事も含めて具体的にどれほどのコストがかかるのかという計算をしたあるクラウド業者の見解では、新卒採用1人につき50万円から600万円、中途採用者で30万円から300万円程度になるそうです。
さらに派遣での雇用にかかる費用や、各採用媒体にかかる費用、広告にかかる費用、人事担当者の人件費などもかかるため、採用のコストは莫大なものになります。

このような採用にコストや手間がかかるのは採用人数の多い大企業だけではありません。
中小企業はどうしても大手企業より予算も限られるうえにネームバリューがないことも多いため、より採用のコストにシビアになる必要があります。

コストを削減したくてもできない状況

コストを最適化するためには採用のどの段階での歩留まり率が低いのか、どこを見直すべきかを振り返って改善していく必要があります。
しかし、そうした振り返りが十分にできていないまま、業務に忙殺されてしまっていることが問題といえるでしょう。

担当者にとってコスト削減は重大な問題です。そのために考えられる対策としては効率よいマニュアルを作成する事や、時間と手間を省くための業務管理システムを導入する事が考えられます。

複雑化する採用業務と効率化するために検討すべきこと

採用に関する業務は従来の新卒採用に加えて、シニアや転職組採用あるいは派遣および海外移住者といった具合に複雑化そして混迷を極めるようになってきており、さらに業務が増えています。

中途採用の場合は欠員をカバーするという意味合いが強いため、各部署で必要としている人材のスキルや、自社としてのアピールポイントをより明確にしていかなければ、目立った成果を得ることができません。
当然ですが目的に応じた中途対象の母集団を効率よく形成していく必要も出てきます。新卒採用同様にお互いのニーズの擦り合わせも重要な課題です。

そのためには、応募受付、進捗把握と分析、応募者のリストアップを含む管理業務、選考管理、フォローメール管理など新卒と変わらない段階的な項目の可視化が求められます。

その一環として、オープンソースの活用や大手人材派遣会社との連携も試みられていますが、評価やデータの見直しまで行き届かないケースも目立ちます。応募受付を郵送などで行っている企業もまだ見受けられます。
そうなると個別のフォローも行き届かず、候補者が他社で決めてしまうということにもつながるのです。

昨今ではこのような事態を回避すべく、業務を効率化するための採用管理システムを導入している企業が増えています。
採用に必要な一連の各業務をサポートする機能があるので、現在の方法で行き詰まっている場合には導入を検討してみることをおすすめします。

採用管理システムとはどういうものか

採用管理システムの機能

採用管理システムは人事担当者が採用活動上行うべき業務を、1つのシステムで一元管理するものです。

短期間で大量の面談をこなし候補者を選定していかなければならないという状況で、煩雑になってしまう業務を一元管理することで効率化し、スムーズかつシンプルに運用できるようになっています。

採用管理システムによって差異はありますが、具体的には以下のような機能をもっています。

  • 応募者データの自動取り込み
  • スケジューラーとの連携
  • メールの管理
  • 候補者のステータスやタスクの管理
  • 各プロセスやチャネルごとの歩留まり率をレポート

今や多くの企業で一般的に導入されているため、特に採用人事で大きな負担を抱えている場合は、導入を検討されることをおすすめします。
ただし、企業によって抱える問題点には違いがあるので、どういったことが解決できるかを確認した上で導入することが重要です。

採用管理システムは自社のニーズを踏まえて選定しよう

導入にあたる費用はけして安いとは言えませんが、従来の管理方法では取りこぼしや見落とし、あるいは記述間違いなど、ちょっとしたミスが目立っていた事に加えて、セキュリティ面での不安も抱えているものでした。

採用管理システムの多くも基本的にはパソコンに依存するものも多いものの、かねてから言われていたように良質なマッチングを形成するための取り組みがなされつつあります。

企業全体の共通意識として母集団をいかに効果的に形成してコストを削減できるかが、最大限の課題ですから、どのようなシステムを使うにしても、自社のニーズを明確にすることが重要です。

その上で、作業を一元化し各種データの見える化をはかる事、さらに人事と他の部署との連携をスムーズにする事、柔軟に対応できるシステムを導入する事が、解決の鍵を握っていると言えます。

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