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機動部隊のごとく!タスクフォースとプロジェクトチームとの違い

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図20

タスクフォースとは、緊急性のある課題を解決するために一時的に結成されるチームを指します。緊急かつ重要な課題を扱うため、慎重なメンバー選びと運用が必須となります。そこで本記事では、タスクフォースの概要やメリットデメリット、プロジェクトチームとの違い、運営する上でのポイントをご紹介します。

タスクフォースとは?

タスクフォース(task force)という言葉は、もともとはビジネス関連の言葉ではありませんでした。タスクフォースの由来は、以下のようになっています。

「タスクフォース(task force)」とは、もともとは軍事用語で、軍隊においてある特定の任務(タスク)を行うために編成された「機動部隊」のことを指していました。ここから転じて、軍隊以外でも企業や官公庁などの組織において、特定の目的を果たすために一時的に編成される部署やグループのことを「タスクフォース」と呼ぶようになったのです。(引用元: https://careergarden.jp/column/task-force/

 

実際にタスクフォースの仕事ぶりは機動部隊さながらです。タスクフォースが組織されるのは、会社にとって重要な商品を開発する場合や会社に起こった問題などを解決する場合など緊急性のあるケースです。

タスクフォースは当初の目的を解決するために組織され、課されたタスクをこなすために全力を尽くしていくことになります。そのため、タスクフォースのメンバーに選定されるのは、会社における各部門の精鋭たちとなり、普段は共に仕事をすることのないメンバーで業務をこなしていくことが特徴です。

そして、実際に業務をこなした後はタスクフォースを解散し、メンバーも元の職場に戻り通常通りに仕事をします。緊急性のある問題解決のためだけに立ち上がり、短期的に組織されるタスクフォースは、その時の知識やノウハウを他のプロジェクトに生かしづらいということがデメリットです。

しかし、高い能力を持つメンバーを揃えることで緊急の問題解決だけでなく、各部門のスタッフが揃うことによる連携の強化、大きな仕事をこなすことによる会社全体の能力向上などが見込めます。

 プロジェクトチームとの違い

緊急性のある問題を解決するためのチームがタスクフォースですが、ビジネス用語にはタスクフォースと同じような言葉があります。それが、「プロジェクトチーム(project team)」です。タスクフォースよりもプロジェクトチームという言葉の方が聞きなれている人も多いかもしれません。

では、タスクフォースとプロジェクトチームの違いはどのようなところなのでしょうか。

一番の違いとされているのは、「どれくらいのスパンを想定しているプロジェクトなのか」という点です。タスクフォースとプロジェクトチームという言葉を比較した時に、「臨時のチームを結成して目的の達成だけのために動くチーム」という意味を双方とも持ち合わせているため、同じ意味であるという意見もあります。

明確な二つの違いとして「プロジェクトがどれくらい長引くのか」ということを焦点とした場合、比較的短期間なものをタスクフォース、長期に及ぶものをプロジェクトチームとする意見も多くあります。

タスクフォースは前述の通り、「緊急性」という点が強調されています。そのため、いかにして現状起こっている問題を迅速に解決するかかということが重要になり、メンバーもそのように動いていくことになります。

一方で、プロジェクトチームは長期的なスパンで課題解決に挑んでいくチームということです。対象が大きな課題であることは間違いないものの、問題の検証や実際の解決には時間がかかることを想定し、ある程度じっくりと動いていくことがプロジェクトチームの形になってきます。

このように、タスクフォースとプロジェクトチームの大きな相違点はスパンですが、このスパンの違いによってメンバーの選定基準や、業務能力の向き不向きなどが議論されることになります。

タスクフォースを運営していく上でのポイント

会社における緊急の問題を解決させるために組織されるタスクフォース。それゆえに失敗は許されず、チーム作りと運営の手腕も大きく問われることになります。ここからは、タスクフォースを運営していく上でのポイントを説明していきます。

解決すべき課題の明確化と適正なリーダー選定

タスクフォースを形成する目的は、眼前の問題解決にあります。そのため、まずチームができた段階で、どこをゴールとするのかを明確しておかなければなりません。しっかりと目指す道を共有しておかなければ問題解決に時間がかかるため、最初に必ず目的とゴールを設定しておきます。

そして、タスクフォースにおけるリーダーの選定も重要です。緊急の問題解決には、それに応じたスキルやノウハウを持っている人材が必須となります。そのような能力を持っている人物が先頭に立って指揮をしていくことが問題解決の近道であるため、まずはマネジメント能力を持っているリーダーを慎重に選定することが大切です。

迅速かつフレキシブルな対応

対象となる問題によっては、タスクフォースが組織された段階で会社が危機的な状態に陥っている可能性も十分に考えられます。その場合は、より緊急性を重視して動いていくことを徹底しなければなりません。情報化社会では、問題が起こった時の対応に関しても瞬く間に拡散されていくため、スピード感を持って真摯に対応していくことが求められます。

また、状況によってはいままでのやり方とは違ったアプローチを見せるなどの柔軟性も必要です。会社としての決まり事も大事ですが、それを頑なに守ることで企業としてのイメージを下げてしまう可能性もあります。そこで、それぞれの状況に一番合った行動をとることも大切です。

有益な情報やノウハウの蓄積

前述の通り、タスクフォースのデメリットとして、チームが動いていた時に得た有益な知識やノウハウを他のプロジェクトで生かしづらい点があります。臨時に組織されるチームであるため、解散後に知識やノウハウが分散されてしまいます。これらをしっかりまとめておかなかったことで、同じような問題が再度起こってしまうことは避けなければなりません。

そのため、タスクフォースが解散する段階でその時に起こった問題の検証・解決策やプロセスなどをしっかりとまとめておき、類似の事態が起こった時に役立てられるようにしておきます。

まとめ

問題の度合いによっては、タスクフォースのメンバーは社運を賭けた仕事に臨むことになります。そのため、会社全体で総力を挙げてタスクフォースのメンバーをサポートしていく体制を構築する必要があります。大きなピンチを乗り越えるのは大変なことですが、一番会社としての手腕を問われるタイミングでもあるため、一切の妥協なく運営を行いたいところです。

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