人事評価システムのメリットとは？人事担当者が考えるべきシステム導入のポイント4つ

人事評価システムが必要になっている背景、導入のメリット、人事担当者が考えるべきシステム導入のポイントについてご紹介します。人事評価制度でお悩みの方はぜひご覧ください。

人事評価システムとは？

人事評価システムとは、人事評価に必要な目標設定・評価シートや人材管理、社内承認のワークフローの仕組みなどがそろった人事システムのことです。

人事評価システムは、昨今、人事担当者の負担軽減のために非常に多くの企業で導入されています。

人事評価は従業員のモチベーションに直結する非常に重要な業務です。
部下のモチベーションついて結果責任を負うのは、現場を監督するマネジメント層ですが、一方、社員の評価に対して最終責任を持つのは人事担当者であるケースも多いです。

もちろん現場のメンバーの詳細な業務内容や成果を人事担当がすべて把握するのは難しいですが、人事評価について現場のマネジメントに丸投げするのではなく、人事担当者としてマネジメントが使いやすい適切なシステムやツール選定を行うことで、マネジメント層からの人事担当者への信頼獲得につながるでしょう。

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人事評価システムには大きく2つの種類がある

人事評価システムは、大きく分けると2種類あります。
クラウド型のパッケージと、自社でデータベースを構築し、オリジナルの人事データシステムを作ることができるものです。

コスト面を重視するならクラウド型

クラウド型は、非常に安価で、実装も容易であることがメリットです。コスト面と導入のスピードを重視するならば、クラウド型の人事評価システムのパッケージがおすすめです。

一般的にクラウド型は導入にかかる人的工数が抑えられ、期間も短くすむ傾向があります。インターネット環境が整備されていて、人事情報の入力作業さえ行えば、即座に導入できます。

ただし、自社の状況に完全に合わせたカスタマイズは困難です。そのため、クラウド型の人事評価システムを導入した場合には、人事担当者が出力帳票などの仕様をシステムに合わせる必要があります。

オリジナルが欲しいならば自社データベース型

自社のデータベースを用いたオリジナルのシステムを作成する場合には、クラウド型の人事評価システムに比べて、導入費用がかかります。

オリジナルのシステムを作るためには、システム製作会社にオーダーしなければなりません。専門職に依頼するため、かかる費用は数千万円単位になることもあります。また、データベースを自社で構築する関係上、各部署との調整なども含め期間もかかります。

しかし、コストがかかる一方で、現場の運用方法に合わせて実装するため、マネジメント層と人事担当者が欲しい情報を1クリックで取り出せるなど、大きな利点もあります。

導入にかかるコストやシステム入力などの初期負担が大きいのに対して後々の負担が低くなるのが、自社オリジナルのシステムを導入する最大のメリットです。

人事評価システム導入のメリット 

人事評価システムを導入するメリットは、人事担当者の人事管理に関する工数削減ができることです。
人事情報をマネジメント層と即座に連携して共有することで、部下のモチベーション管理にもつながります。

日本企業ではもともと、長時間労働の対価として残業代を支給し、給与を高めるのが一般的でした。しかし現在は、労働時間ではなく成果によって賃金を決定することが主流です。
この成果による人事評価の決定にも一役買うのが、人事評価システムです。 

また、昨今では単純な成果での目標管理がうまくいかず、OKRという手法を取り入れいている企業も増えてきています。

【参考記事はこちら】：Googleも採用！目標管理手法「OKR」とは？無料で試せるツール3選

人事評価システム導入における重要な４つのポイント

 人事評価システムを導入するにあたっては、４つの大切なポイントがあります。

1.必要な情報と不要な情報の整理

人事担当者が現在の帳票類を整理して、必要な情報と不要な情報をしっかり整理しましょう。
マネジメント層と人事担当者が知る必要のない情報可能な限り入力しないようにし、データが煩雑になることを防ぎます。
これは、クラウド型でもオリジナルでも同様です。

2.情報の閲覧権限を決定

マネジメント層が閲覧できる情報に対して、権限の付与の範囲などを決定しておきましょう。
人事担当者以外が閲覧してはいけない人事情報に現場のマネジメント層からアクセスできないように、閲覧権限を切り離す必要があります。

人事担当者しか知りえない情報を現場のマネジメント層が知っているという状況に陥れば、個人情報漏えいに対する訴訟リスクを抱えることになります。
コンプライアンス体制を疑われてしまうので、権限の設定は必ず行うべきです。

3.データをどのように活用するかを定義

人事担当者と経営者らマネジメント層との間における、データ活用の考え方を統一しましょう。
取り出した帳票やデータをどのような目的で使用するかなどを擦り合わせたうえで、必要な資料の情報を定義し、仕様を考えることをおすすめします。

評価制度の形骸化は、現場のマネジメント層が欲しい情報を人事担当者が把握できていないことから起こります。現場のマネジメント層が欲しがるデータを定義しておけば、現場が即座に社員の評価を行うことができるようになり、評価制度が活きたものになります。

4.マネジメント目線で使いやすい管理画面に

マネジメント層が欲しがるデータをすぐに取り出せるように、仕様を定義、システムを検討しましょう。
マネジメント層が欲するデータをすぐに出せないようであれば、コストを投じてシステムを導入する意義は低減してしまいます。

現場のマネジメント層は人事担当者よりも現場にいる時間が長いため、評価の方法の変更などは臨機応変に行いたいものです。
特定のデータさえあれば、すぐに適切な人事評価を行えるのにと歯がゆい思いをしているのです。データをすぐに取り出せるように設定することを、忘れないようにしましょう。

まとめ

中小企業やベンチャー企業の人事担当者は、マンパワー不足の中で、給与計算から社員の目標管理に至るまで多岐にわたる業務をこなさなければなりません。

人事担当者本来の仕事である社員のモチベーションアップの目的を果たすために、人事評価システムを導入して、業務の効率化をする必要があります。

今回ご紹介したポイントを参考にして、人事評価システムを導入しマネジメント層からの厚い信頼を受ける人事担当者となってください！

人事評価システムの紹介

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