社員名簿の適切な管理方法とは？個人情報保護と利活用のポイント

人事担当の仕事は多岐にわたりますが、中でも既存社員の情報をしっかり管理・活用することは重要な業務です。今回は社員名簿の管理方法についてご紹介します。

社員名簿とは？

会社を運営していくにあたり、労働基準法で作成が義務付けられている帳簿があります。それが、社員名簿と賃金台帳そして出勤簿です。これらの書類はまとめて「法廷三帳簿」と呼ばれています。
社員名簿は、氏名、生年月日、採用日など企業が雇用している従業員の情報を記した書類のことで、労働基準法第107条により作成・整備が義務付けられています。社員名簿がない場合や記載内容に不備があった場合は、是正勧告の対象になります。

対象となる会社

従業員を雇っている会社は会社の規模や社員数にかかわらず社員名簿を作成しなければなりません。対象は法人のみに限られていないため、例えば個人事業主でも従業員がいる場合は、名簿を作成しなければなりません。

記載事項

社員名簿を作成する対象は原則、雇っている社員全員となります。雇用形態にかかわらず、作成する必要があるため、正社員はもちろん、パートやアルバイトも対象になります。ただし、日雇い労働者は除外されます。

社員名簿に記載する内容も、細かく定められています。記載が義務付けられている項目は以下の通りです。

・氏名
フルネームで記載します。旧漢字についても本人に確認し、正しい情報を記載する必要があります。

・生年月日
保険手続きなどの際に必要になる情報です。

・性別
例えば社内に更衣室を設けるなど、男女比のデータが必要な時に活用されます。

・住所
住民票の住所と実際に住んでいる住所が異なる社員もいる場合は、連絡が取れる住所が必要になるため、実際に住んでいる住所を書きます。

・履歴
最終学齢や職歴、社内の部署異動や昇格などについて記載します。

・業務の種類
営業事務や開発エンジニアなど、社員がそれぞれどのような仕事を担当しているのか記載します。労働者数が常時30人未満の事業所については省略できる項目です。

・雇い入れの年月日
採用が決定した日ではなく、実際に雇用した日を記載します。

・退職･解雇の年月日
会社都合で従業員を解雇した場合は、その解雇理由についても記載する必要があります。

・死亡の年月日・原因
万が一、在職中に従業員が亡くなった場合に記載します。死亡が労災にあたるか確認する必要があるため、その原因も記載する必要があります。

 社員名簿の管理ポイント

法廷三帳簿は社員の実態を把握するために非常に重要な情報源となります。労働基準監督署の調査が入った場合などに確認されることが多いです。法廷三帳簿の一つである社員名簿は、労働基準法により作成だけではなく管理することも義務化されています。そのため、記載内容に不備があったり、正しく保管されていなかったりすると違反扱いになり、30万円以下の罰金が科せられます。

また社員名簿は、個人情報であることも認識しておく必要があります。2017年5月に個人情報保護法の改正法が全面施行されました。この改正に伴い、会社は顧客や社員の個人情報を個人情報保護法のルールに沿い、取り扱わなければならなくなりました。

そのため会社は、労働基準法、個人情報保護法の両面を意識し、社員名簿を保管しなければなりません。社員名簿を管理するうえで押さえておきたいポイントは以下の通りです。

保管期間

社員名簿は、労働基準法第109条により、3年間の保存義務が課せられています。起算日は社員の入社日ではなく、退職日又は解雇日となります。

保管場所

労働基準法において、社員名簿は事業所ごとに作成・管理しなければならないと定められています。本社以外に支店や営業所を設けている場合は、それぞれの事業所で社員名簿を作成します。保管方法としては紙に印刷しておく必要はありませんが、データ保管している場合はすぐに表示や印刷ができる状態にしておきましょう。

情報の更新

社員の移動や、退職、住所の変更など、記載内容に変更があった場合は遅延なく情報を更新しなければなりません。情報に不備があると社内の手続きに支障が出るだけではなく、労働基準法に違反する可能性があるため、注意が必要です。

セキュリティと活用を同時に実現させる方法

労働基準法と個人情報保護法のいずれの観点から考えても、社員名簿はしっかりとしたセキュリティのもと大切に保管しなければなりません。オフライン上のソフトウェアで作成しても問題ありませんが、突発的なパソコンの故障などに備え、バックアップを取っておくなど、さまざまな可能性を踏まえた対策が必要です。

現在、給与計算や保険手続きなど社内の手続き業務に活用しやすい環境を整えるためにも、社員名簿をシステム上で管理する会社が増えています。社員情報を管理できるシステムの主な機能は以下の通りです。

社員情報登録・検索機能

入社時期やこれまでの所属部署はもちろん、これまでに受けた研修履歴や担当業務での実績など、幅広い情報も入力・保存しておくことができます。

また、システムに登録した全社員の項目を条件指定したうえで検索することができます。検索結果は顔写真表示のほか、表形式で表示することもできるため、社員情報を見やすく管理することが可能です。

タグ付け

社員名簿の作成時にタグを設定しておくことで、後から対象社員を抽出したり、リスト化したりことができます。

権限制御機能

個人情報である社員の細かな情報を入力していくことに抵抗がある方もいるでしょう。しかし、システムによっては、社員情報の閲覧および編集権限を自由に制御できます。どの程度まで情報の共有や編集作業を許可するのかといった権限を、項目単位で細かく設定できます。そのため、人事労務担当者のほか、上司、経営層など、さまざまなポジションの人が役割に応じて情報を活用することができます。

評価シート機能

人事評価シートをシステム上に作成し、目標・評価を入力し社員本人や評価者が見られるようにしたり、評価シートとして出力したりすることも可能です。
またシステム上でワークフローをまわしたり、評価状況・評価結果を一覧で確認することも可能です。

法令改正に合わせた保険料率などのリアルタイム変更

社員名簿をシステム上で管理するうえで得られる大きなメリットは、給与計算や給与明細の作成の作業効率化ができることでしょう。ダウンロード型のシステムと異なり、クラウドサービスによるシステムは、法令改正に伴う保険料率や税率の変更について自動アップデートしてくれるものが大半です。そのため、人事労務担当者の負担を軽減することができます。

源泉徴収出力機能

年末調整を始め、労働保険の更新や算定基礎届の作成、住民税の更新など、定期的に必要となる業務も、システム上で対応することができます。例えば、年末調整に必要となる源泉徴収の出力についても、必要情報をシステム上で順を追って入力していけば、書類を作成できるため、人事労務担当者だけではなく、社員全員の負担を軽減することができます。

まとめ

社員名簿の作成や管理は労働基準法で義務付けられています。記載内容や保管方法についても細かく定められているため、不備の無いように行わなければなりません。労働基準法だけではなく、個人情報保護法の観点から考えても、システムなどを上手に活用しながら、正しい方法で社員名簿を管理・活用していくことが大切です。