人材管理システムは、人事に関する多くの項目を見える化・数量化することで、従業員と組織の能力を最大限に生かす効率的なシステムです。今回は、システム導入のメリットを解説すると共に、活用におけるいくつかの注意点について解説します。
エクセル等を利用した従来の人材管理システムの問題点
管理するべきデータが膨大になっている
エクセルでの人材データの管理は規則性を保ちやすいため、ルールに基づいて運用するには問題はありません。
募集・入社試験・教育などの採用スケジュールを時系列に作成するところから利用している企業も多いでしょう。
しかし人事部門が管理すべきデータはそれだけではありません。
従業員の人事情報をはじめ、過去から現在までの所属歴、役職歴、異動歴、取得資格、教育・講習受講履歴、賃金データ、人事考課データ、表彰歴など、ざっとあげてもこれだけあります。
さらには、多様化する雇用形態によって、正社員、派遣社員、請負、パート、アルバイト等、さまざまな従業員が働いており、同時管理が必要です。
人材も増え管理するべきデータが膨大になるとエクセルでの管理は非常に困難になります。管理する側も複数になるため、エクセル自体の管理も煩雑になってしまうでしょう。
人事に求められる人材管理の幅が増えている
会社規模や形態にもよりますが、人事部門は多くの会社で労務管理や総務も兼ねており、年次、月次、日次の多種多様なルーティン作業があります。
年次では、求人・面接・試験などの採用活動、さらに人事異動の対応、算定基礎、賞与支払い、年末調整なども人事部門が担当するケースもあります。
これに加え、月次で勤怠データや給与支払い等の業務。日次では、残業や年休等の勤怠管理があり人事部門はこのような作業で忙殺されてしまいます。
このような作業は一般的な人事部門で行われてきた「オペレーション人事」と呼ばれるものです。
しかし近年では、更に「戦略人事」という役割が求められています。
戦略人事とは、経営的な視点でビジネスの変化に合わせて戦略的に人的資源を追加、配置、異動していく役割です。
人をどのように配置して教育し、将来の企業マネジメントにどう生かしていくかという非常に重要なものです。
そのため、今の人事部門には戦略人事にリソースを活用できるよう、ルーティン作業を効率化できる人材管理のシステムが求められているのです。
人材管理システム導入のメリット
人材管理システムとは、従業員のデータを一元管理し効率的に人事業務を行うことができるシステムです。長期の企業マネジメントとシンクロさせることで、人材管理システムは企業にとって大きな意義を持つ資産となります。
人材管理システムを導入にすることによって、こんなことが可能となります。
【人事部門の業務を効率化し生産性向上】
対象によってエクセルや紙で管理していた人事データを一元管理できるようになり、人事部門の日々の業務が効率化されます。
【人事評価を可視化し従業員エンゲージメントの向上】
成果やフィードバックを管理し、可視化した上で評価をすることで納得感のある評価を実現できます。
【人材の適材適所の配置に活用】
各人の適性、所有資格、役職歴等あらゆるデータを一括管理することで、戦略的な人事施策の検討に使うことに役立てられます。
このように人材管理システムを導入し軌道に乗ると、それまで個人の勘や漠然とした印象で行っていた人事考課や人材管理を合理的かつ効率的に行うことが可能になるのです。
人材管理システム選定の5つのポイント
一口に人材管理システムといっても、スクラッチで開発するのか、パッケージやツールを購入するのか、などたくさんの選択肢があります。
いざ人材管理システムを導入しようと思っても、どう選んでいいのかわからなくて止まってしまった方も多いのではないでしょうか。
ここでは人材管理システムを選定する際のポイントをご紹介します。
導入する目的を明確にする
まずは、システムを導入する目的を明確にします。
どのような業務を効率化したいのか、現在どのような課題があるのかなどを明確にしましょう。
最初の段階で目的がはっきりしていない場合、いざ導入しても実態に合わず使われなくなるという事態が起こりがちです。
目的次第で必要な機能や使うべきコストなどが決まるので、具体的なシステムを探す前にここをはっきりさせましょう。
コストとサポート体制
人材管理システムの導入にあたって、コストも大切な要素です。大きくは下記2つの料金体系に分けられます。
１）初期費用0円+月額一定料金あるいは1人あたり単価×人数
2）初回にパッケージあるいはライセンス料を一括払い+メンテナンス時料金
前者は導入ハードルが低いため、企業規模に関わらず選択しやすいでしょう。一方、後者は初期の費用が多くかかるため大企業向けと言えるでしょう。
また導入コストと同様に大切なのは、サポート体制です。次の4つはぜひ確認しておきましょう。
- 導入直後に専属のサポートスタッフがいるか
- 税制など法律改正に伴い即時のソフト更新があるか
- データのバックアップ体制は万全か
- コンピュータートラブル時のサポートはスピーディーか
セキュリティ
人材管理システムが内包するデータは、膨大な個人情報です。
システムにおいて、それらデータが外部に漏洩しない強固なセキュリティが必須条件であることは言うまでもありません。
そのため外部からのハッキングや不正アクセスなどを防ぐことができる仕組みがあるかが重要な要素の一つです。
どのような仕組みでセキュリティを担保しているのか、どのようにデータを保持しているのかなどをしっかり確認しましょう。
操作性
実務担当者にとって一番気になるのが、操作性ではないでしょうか。
- 画面構成が分かりやすいか
- 直感的に操作できるか
- カスタマイズできる範囲は広いか
- イメージ通りの帳票が出力されるか
- 帳票は見やすいか
など、実際の実務や担当者の感覚に合うシステムかどうかは、業務効率化の効用を大きく左右します。
操作性を確認するために体験版の利用やデモンストレーションを依頼し、できるだけ細かい所まで事前に確認しておきましょう。
システムをどう生かすかは人次第
人材管理システムを導入することで人材データを一元管理することは、業務効率化と人材活用の第一歩です。しかし、最終的にどう生かすかが最も重要です。
システムから得られるデータをどう活用するのか、会社の目指すべき方向は何なのかを明確にしたうえで、データの分析や活用が生きてくると言えるでしょう。
まとめ
人材管理システムを利用することにより、適材適所な人材活用、データ共有による人事戦略の見える化が実現できます。そして、これらを管理者が共有することで、長期ビジョンに立った企業経営が可能となります。
人材管理システムを導入することはその第一歩と言えますが、目的を整理し、会社のビジョン・方向性を決めた上で運用することが最も重要なポイントとなります。
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