人事評価制度の課題と解決方法とは？成功させるための秘訣

社員の能力や実績を適切に評価し、働くモチベーションを保つために必要な人事評価制度。組織を運営する上で重要な制度だとはわかっていても、うまく運用できていないということも多いのではないでしょうか。なかなか効率良く進められない、時間ばかりがかかって評価が適切に行われているかどうかわからないなど、人事評価制度に関して課題を抱えている組織は少なくありません。

そこで今回は、人事評価制度についてよく見られる課題や、それを解決するための方法についてまとめました。人事評価担当の方や、それに関わっている方、組織の経営者層の方などはぜひ参考にしてみてください。

うまくいかない人事評価制度の問題点

人事評価を制度として取り入れてはいるものの、うまくいかないのはなぜなのでしょうか。まずは、その問題点として挙げられることの多い項目をご紹介していきましょう。

人事評価制度の理解度が低い

まず1番に挙げられることが、人事評価制度そのものに対する理解度の低さです。本来活用すべき経営陣や人事担当者、そして評価される側の社員も、その重要性を理解しきれていないという状況は散見されます。そうなると、せっかく人事評価制度が導入されていても、うまく活用されないという事態になってしまうのです。

人事評価制度が組織内で運用されていても、その目的がはっきりとしていなかったり、そもそも制度があることが社員に認知されていなかったりすることもあります。すると、きちんと制度を運用している人と、理解せずに軽視している人、制度を知らない人との間で認識に差が生まれます。そのような状態では、それぞれが考える視点で制度を運用することが難しくなってしまうでしょう。

また、大企業では人事評価制度が導入されていることがほとんどですが、中小企業になると導入すらされていないということも珍しくありません。他にも、急速に拡大した企業の場合、その規模に人事評価制度が追いついていないという事態も起こり得ます。

整備がきちんとされていない

人事評価制度の課題として、必要な時間の確保など、運用するための整備が社内できちんとされていないということも挙げられます。時間がなければ、人事評価に関して十分考慮することはできませんし、部下との対話も十分に行うことができません。

確保されている時間が少ないにも関わらず、エクセルなどの集計作業に時間が取られてしまって時間がなくなってしまう、ということも起こりやすいです。作業効率が悪いと余計に時間が必要になってしまい、人事評価制度の本来の効果も発揮できなくなってしまいます。

しかし、時間を十分に確保したり、集計などを効率的に行おうとしたりしても、資金不足や人手不足のために行えないということも多いです。人事評価の精度を上げるためのコストをどのように確保するかも、大きな課題であると言えるでしょう。

社員からの不満が出ている

人事評価制度が導入されていても、社員から不満の声が出ていれば、それはうまく運用されていないということです。人事評価制度に対してよく挙げられる不満は、評価を行う上司とのコミュニケーションが十分にとれていないことです。上司が忙しく、十分な対話ができていない状況で人事評価が行われても、社員としては適切な評価がされているとは思えません。

社員にとって人事評価制度は、昇給や昇進に関わる重要な項目です。それに十分な時間が確保されていない、きちんと運用されていないということは、昇給や昇進のチャンスが失われるということにもなります。社内全体でしっかりと運用しないと、人事評価制度は不満が出やすいのです。では、こうした課題を解決するためには、どのような方法があるのでしょうか。

人事評価制度の課題を解決するためには

では、こうした課題を解決するためには、どのような方法があるのでしょうか。

人事評価制度の目的を周知する

前でも述べたように、社内での人事評価制度に対しての理解度を深めることが必要です。なぜ人事評価制度を導入しているのか、その目的は社員のスキルを把握することなのか、実績に応じた評価をすることなのかなど、社内全体で人事評価制度に対する認識を合わせる必要があるでしょう。

課題解決に応じた人事評価制度が運用され、社員が「自分の働きはどのような基準で評価されるか」を再認識することで、短期的には会社の理念や他制度などとの調和が取れ、社員自身が成長を実感しやすくなります。

また目的の周知によって、長期的には業務効率の改善や定着率向上にも繋がることでしょう。

人事のスペシャリストを自社に迎える

人事の制度設計に関する経験者やスペシャリストを採用するというのは、最もわかりやすい解決方法です。知識や経験を持った責任者を専任で置くことができれば安心して任せることができるでしょう。しかし、雇用にはコストがかかりますし、自社に合った人材が見つかるか？実際に入社してもらえるかは分からず、時間も必要ですから、計画的に採用計画に入れておくことも必要です。

人事コンサルティングを利用する

組織で人を雇うのではなく、専門のコンサルティング会社を利用することも可能です。自社以外に多数の企業ノウハウがあるので上手く活用できれば、1人の専任者に任せるよりもスピーディかつ効率良く進めることができるでしょう。ただし、コンサルティングの費用は概ね高額であることがほとんどです。また、自社に合ったアドバイスや戦略になっているか？は自社で判断する必要があります。どういった人事制度にしていきたいのかなど、経営理念に関わるところはしっかり検討した上で活用していきましょう。

ツールを活用する

専任者を雇ったりコンサルティング会社にアウトソースしたりする費用の確保が難しいのであれば、人事評価専用のツールの活用もおすすめです。ツールが人事評価そのものを行えるわけではありませんが、社内で運用する際に起こる課題を解決することが可能です。具体的には、これまでエクセルなどで行っていた評価に関するデータの収集を、ツールへ変更するなどといった形になります。また、テンプレートなどを備えているシステムもあるため、それらを参考に自社の人事制度をチューニングするヒントにもなります。

こうしたツールをうまく活用すれば、人事評価にかかっていた時間を短縮することができたり、データを把握しやすくしたりすることができます。

その分、空いた時間で上司や人事担当者が面接に時間を割いたり、部下とのコミュニケーションの時間に当てたりすることができれば、社員の満足度も向上するでしょう。

人事評価制度は課題提起と解決の繰り返し

組織運営を円滑にするためにも、人事評価制度は重要なものです。しかし、直接利益に結びつくものではないため、課題はあっても緊急性は低いと捉えてしまいがちなのではないでしょうか。課題の提起にとどまらず、その課題をきちんと解決しなければ、人事評価制度の制度は向上しませんし、社員の不満も大きくなってしまいます。

課題解決のために制度を新しくしたり変更したりするときは、必ずしも最初からうまくいくというわけではありません。組織全体で情報を共有しながら進めていき、必要な見直しを随時行っていくことが大切です。

まとめ

人事評価制度が課題解決に応じて運用されるようになれば、社員は頑張った分きちんと評価されることが実感できるようになり、満足度が上がっていきます。上司や経営層にとっても、社内の人材を集約可能になるほか、社員一人ひとりの状況を的確に把握できるようになるので、健全な組織運営に役立てられるでしょう。

制度の改善には時間もコストもかかりますが、組織を良くするための人事評価制度について、改めて検討してみてはいかがでしょうか。