オペレーション業務の自動化で選考のリードタイムを1/3に短縮! 効率化した時間でコア業務に集中。採用施策のPDCAを素早くまわせるように。

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会社名:株式会社フォーカスシステムズ
業界:情報処理サービス
従業員数:1,235(20194現在)

1977年4月設立、東証一部上場の独立系SIerとして公共、民間、セキュリティ関連を中心に事業展開する株式会社フォーカスシステムズ。業務効率化を実現し、データ起点で部門を巻き込んで採用施策に取り組むに至ったHITO-Linkリクルーティングの活用方法を管理本部人事部 主任の秋元様、福田様に話を伺いました。

導入の目的

  • 面接日程調整などのオペレーション業務を効率化し、本来の採用業務によりコミットしたいため

課題

  • 選考毎の面接官、紹介会社への連絡や面接日程調整など、限られた人事体制の中で作業負担大きく、じっくり候補者に向き合う時間確保できていなかった。

導入の決め手

  • グループウェアと連携でき、日程調整などのオペレーション業務を自動化できる点
  • 評価入力依頼などの自動リマインド機能があった点
  • 媒体自動取り込み機能があった点

効果

  • オペレーション業務の作業負担を軽減することで「候補者フォロー」「選考リードタイムの短縮」を実現。
  • データをもとに採用課題にメス入れを行い、部門を巻き込んで採用課題に向き合えるように!
 
 
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面接日程調整などの手動によるオペレーション業務に課題。関係者への確認で調整がなかなか進まないことも。
 
-HITO-Linkリクルーティング導入前の課題を教えてください。
 

HITO-Linkリクルーティングを導入する前に他ツールを利用していたのですが、カレンダー連携の機能がなく、面接日程調整や社内・社外とのメール連絡などを手動で進めていく必要がありオペレーション業務の工数負担が大きく、効率化ができていなかったことが課題でした
具体的に説明すると、面接日程調整する際に面接官に対してスケジューラーに仮で候補日を一つずつ登録し、確定になった場合は確定に切り替え、他の仮の候補日を消す作業を候補者ごとに手動で対応していました。人材紹介会社の担当者様や面接官への社内調整も一からメールを作成し対応していたのでオペレーションに多くの工数がかかっていました。また、同時に複数の人事担当者で進めるので都度メールを確認したり、直接聞きに行く場面もあり、なかなか調整が進まないこともありました。年々、中途採用の要望が増えてきた中、それに伴い人事の数が増えるわけではありませんでした。そこで、システムで業務効率化しようと考え、新しい採用管理ツールの導入を検討しました。

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オペレーション業務の自動化により選考スピードが大幅改善。数値データを裏付けに採用課題を全社的に解決するための協力体制を築く。

-HITO-Linkリクルーティングを選んだ決め手は何でしょうか?

課題であった面接日程調整がカレンダー連携機能を利用することでHITO-Linkリクルーティング上で面接官の予定を確認し、予定の仮押さえから確定まで自動化できる点に非常に魅力を感じました。また、自動リマインド機能でわざわざメールを送っていた面接官への評価依頼などが無くなり、オペレーション業務を効率化できるが決め手となりました。

-導入後の効果を教えてください

弊社は選考に関わる関係者が60~70人ほどいるのですが、面接日程調整を自動化することでスピード感は格段に変わりました。また、書類選考の依頼メールなどをリマインド機能で自動化することで3日ほどかかることもあった回答が1~2日以内になり(中には即日も!)、人材紹介会社様への連絡を早くすることで優先順位をあげて紹介してもらえるようになりました採用スピードが全体的に上がり、人材紹介会社の担当者様からも「早くなりましたね!」と言われています。
当初導入を決めた時には意識していなかったのですが、レポート機能が非常に役に立っています。導入前はExcelに手動でデータをまとめて人事内部で少し分析に利用する程度の運用でしたが、HITO-Linkリクルーティングでは一部カスタマイズを加えながらデータを出力することで、通過率や決定率などの切り口から採用課題を発見することができるようになりました。採用課題にメスを入れた事例として、承諾率を部ごとに数字として示し、状況が芳しくない部へは面接の過程なのか、選考フローが長いのかなどの課題の仮説を立て、部門と人事で解決策を検討することができました。

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-HITO-Linkリクルーティングをどのような企業、人事にお勧めしたいですか?

HITO-Linkリクルーティングを導入し、オペレーション業務を自動化することで候補者フォローに時間を割けるようになりました。実際に承諾理由として仕事内容に納得して入社を決めたなどの声が増えています。
日々のオペレーション業務に追われて候補者フォローに時間がさけない人事担当者様、選考に関係する人が多く調整が大変な企業の人事担当者様はぜひシステムに任せたほうがいいです!
また、選考に関わる関係者とコミュニケーションをとれていない企業様におすすめしたいです。採用課題を感覚値ベースで相談するとなかなか協力が得られない場合もあるかと思います。数字でどこに課題があるかを分析することで改善に向けたアクションが明確になり、社内の協力も得られやすくなります。採用成果を数字でフィードバックできる点もおすすめです

-今後取り組みたい人事施策を教えてください。

今後はより部門と連携し、人事戦略から考えていきたいです。今は人事中心で戦略を練っているのですが、よりタイムリーな施策が打てるように今後は戦略から部門と協力していきます。
また、辞退率などの分析をより細かくし、社内制度の拡充に広げていきたいです。採用の段階からデータを集め、人材教育や社内制度設計に動いていきます。

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