システムで自動送信する通知メールは、あらかじめ初期設定で登録されています。 この記事では各メールの確認方法や、利用シーンと送信先を確認いただけます。
システム設定メールを確認する
メインメニューから設定＞設定一覧 を開きます。
設定項目：メッセージテンプレートを選択し〔この条件で検索〕を押下します。
テンプレートID：65 （2桁のID）までがシステム設定のテンプレートです。
テンプレート件名および本文の文面変更も可能ですが、削除はしないようご注意ください。
各メールの利用シーンと送信先
各メールの利用シーンと送信先は、下記を参照ください。
各機能をご利用の際は、事前にテンプレート内容を確認・変更のうえご利用ください。
- アカウント登録・通知
- エントリーフォーム（応募フォーム）
- 求人の登録/更新
- 紹介会社(エージェント)が応募者登録
- 媒体応募者自動取り込み
- 書類選考を面接官へ依頼
- 面接調整機能で利用
- 面接予約URL機能
- その他通知機能
1．アカウント登録・通知 参考：アカウントを通知し利用開始する
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 15 | アカウント通知(採用担当宛て) | 採用担当者へアカウント通知メール送信時 | 採用担当 | 即時送信 |
| 16 | アカウント通知(紹介会社宛て) | 紹介会社担当者へアカウント通知メール送信時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
| 17 | アカウント通知(面接担当宛て) | 面接担当者へアカウント通知メール送信時 | 面接担当 | 即時送信 |
| 18 | アカウント通知(受付担当宛て) | 受付担当者へアカウント通知メール送信時 | 受付担当 | 即時送信 |
| 8 | パスワード再設定URL通知 | ログイン画面からパスワード再発行を行った時 | 採用担当 面接担当 受付担当 |
即時送信 |
| 9 | パスワード再設定完了 | パスワードの再設定完了時 | 採用担当 面接担当 受付担当 |
即時送信 |
| 48 | パスワード再設定URL(紹介会社用) | 紹介会社担当者がログイン画面からパスワード再発行を行った時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
| 49 | パスワード再設定完了(紹介会社用) | パスワードの再設定完了時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
2．エントリーフォーム(応募フォーム) 参考：自社採用HPからの応募を管理したい
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 2 | 応募者新規登録完了 (エントリーフォーム経由・応募者宛) |
応募者がエントリーフォームから応募時 | 応募者 | 即時送信 |
| 3 | 応募者新規登録完了(社内宛て) | エントリーフォームからの応募時 （紹介会社から応募者登録時にも使用） ※応募者登録画面や、エントリーアップロードフォーマットで手動登録された際も含まれます |
応募求人の |
即時送信 |
3．求人の登録/更新 参考：求人を登録する/紹介会社担当へ通知を送る
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 59 | 新規求人登録の通知(紹介会社宛) | 採用担当が求人を新規登録し、通知メールを送る時 | 紹介会社担当 | 送信予約可 |
| 60 | 求人更新の通知(紹介会社宛) | 採用担当が公開中の求人を更新し、通知メールを送る時 | 紹介会社担当 | 送信予約可 |
4．紹介会社(エージェント)が応募者登録 参考：紹介会社向けマニュアル
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 3 | 応募者新規登録完了(社内宛て) | 紹介会社からの応募者登録時 （エントリーフォーム応募時にも使用） |
応募求人の 採用担当 |
即時送信 |
| 51 | 応募者情報更新通知(紹介会社→社内) | 紹介会社担当者がマイページで応募者の情報を更新した時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 52 | 応募者アップロードファイル更新通知(紹介会社→社内) | 紹介会社担当者がマイページで応募者のファイルを更新した時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
5．媒体応募者自動取り込み 参考：求人媒体の自動取り込みの流れ
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 11 | 自動取り込み 応募者数通知 | 媒体応募者の自動取り込み時 | システム登録の採用メールアドレス | 即時送信 |
| 12 | 自動取り込み 求人担当者通知 | 媒体応募者の自動取り込み時 | 応募求人の採用担当 | 即時送信 |
6．書類選考を面接官へ依頼 参考：書類選考を面接官へ依頼する
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 14 | 書類選考 面接官通知メール | 書類選考の評価入力者設定時 | 評価入力者に設定した面接官 | 即時送信 |
7．イベント登録/面接を設定する
参考：応募者画面から面接を設定する / イベントを登録する
※カレンダー連携ではなくメール通知設定の場合は、メールとして送信されます
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 5 | 面接設定 会議依頼予約 （カレンダー連携時） |
【カレンダー連携ONの場合】 |
面接官 |
即時送信 |
| 22 | 面接設定 会議依頼キャンセル （カレンダー連携時） |
【Outlookカレンダー連携の場合】 |
面接官 | 即時送信 |
| 5 | 面接設定 会議依頼予約 (カレンダー連携以外) |
【メール通知設定の場合】 |
面接官 | 即時送信 送信前に編集可 |
| 19 | 面接設定 会議依頼予約 (カレンダー連携以外) |
【メール通知設定の場合】 面接イベント登録画面で「面接担当へ送信」に✔を入れて登録 |
面接官 | 即時送信 |
| 20 | 面接設定 会議依頼キャンセル (カレンダー連携以外) |
【メール通知設定の場合】 面接イベント前日までに面接をキャンセル(イベント削除)した時 |
面接官 | 即時送信 |
| 21 | 面接確定通知 確定連絡 (面接官宛て) |
【自動リマインド設定ONの場合】 |
面接官 | 面接日2営業日前9:00または イベント申込期限に自動送信 |
| 23 | 面接確定通知送付失敗アラート(カレンダー連携時) | 【カレンダー連携ONの場合】 ID5面接依頼をカレンダーへ送信後、ID21のリマインドを送信時に、すでにカレンダー上で該当面接が削除されている時にリマインド送信失敗を通知 |
システム登録の採用メールアドレス | 即時送信 |
| 50 | 面接確定通知 キャンセル連絡(面接官宛て) | 【自動リマインド設定ONの場合】 【Outlookカレンダー連携の場合】 面接イベントを事前に登録後、予約が入らない状態でイベントの[申込/取消期限]を過ぎた時 ※Googleカレンダー/サイボウズはカレンダーから予定を削除するためこのメールは送信されません |
面接官 | イベントの[申込/取消期限]日に自動送信 |
8．面接調整機能で利用 参考：面接を調整する
ヒント）面接調整画面の「自動メール送信」「面接担当へ送信」に✔を入れると、初期設定のシステム設定メールが送信されます
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 28 | 面接調整 希望日程選択画面URL通知 | 面接調整候補日の入力画面で「面接調整を開始する」クリック時 | 応募者 | 即時送信 |
| 29 | 面接調整 申し込み期限 リマインド |
面接調整の予約期限3日前の9:00時点で未予約の場合リマインド ※3日前の9:00を過ぎて面接を調整した場即時送信合、登録した翌日にメールが送信されます |
応募者 | 期限3日前に自動送信 |
| 30 | 面接調整 日程確定通知 (応募者) |
応募者が予約画面URLから予約を行った時 | 応募者 | |
| 32 | 面接調整 申し込み期限切れ通知(応募者) | 応募者で予約されないまま予約期限になった時 | 応募者 | 期限日に 自動送信 |
| 36 | 面接調整 キャンセル(社内側) | 面接調整中に採用担当で「面接調整をキャンセル」から面接をキャンセルした時 | 応募者 | 即時送信 |
| 53 | 面接調整イベント変更通知 (応募者) |
面接調整中に採用担当で「面接調整の内容を変更する」から日時変更を行った時 | 応募者 | 即時送信 |
| 43 | 面接調整 希望日程選択画面URL通知(紹介会社) | 面接調整候補日の入力画面で「面接調整を開始する」クリック時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
| 44 | 面接調整 面接日程確定通知(紹介会社) | 【紹介会社登録の応募者】 応募者または紹介会社担当者が予約画面から予約した時 |
紹介会社担当 | 即時送信 |
| 45 | 面接調整 申し込み期限切れ通知(紹介会社) | 【紹介会社登録の応募者】 応募者または紹介会社担当者で予約されないまま予約期限になった時 |
紹介会社担当 | 期限日に 自動送信 |
| 46 | 面接調整 キャンセル(紹介会社宛て) | 【紹介会社登録の応募者】 面接調整中に採用担当で「面接調整をキャンセル」から面接をキャンセルした時 |
紹介会社担当 | 即時送信 |
| 47 | 面接調整 申し込み期限リマインド (紹介会社) |
【紹介会社登録の応募者】 面接調整の予約期限１日前になっても未予約の場合リマインド |
紹介会社担当 | 期限１日前に自動送信 |
| 54 | 面接調整イベント変更通知(紹介会社) | 【紹介会社登録の応募者】 面接調整中に採用担当で「面接調整の内容を変更する」から日時変更を行った時 |
紹介会社担当 | 即時送信 |
| 31 | 面接調整 日程確定通知 (採用担当) |
応募者が予約画面から予約を行った時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 33 | 面接調整 申し込み期限切れ通知(採用担当) | 応募者で予約されないまま予約期限になった時 | 応募者の フォロー担当 |
期限日に 自動送信 |
| 34 | 面接調整 申し込み期限リマインド(採用担当) | 面接調整の予約期限１日前になっても未予約の場合リマインド | 応募者の フォロー担当 |
期限１日前に自動送信 |
| 35 | 面接調整 キャンセル(社内側) | 面接調整時に応募者が「他の日程を希望する」をクリックした時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 38 | 面接調整 会議依頼登録 | 【カレンダー連携ON/メール通知設定の場合】 面接調整候補日の入力画面で「面接調整を開始する」クリック時 |
面接官 | 即時送信 |
| 39 | 面接調整 会議依頼確定 | 【カレンダー連携ON/メール通知設定の場合】 応募者が予約画面から予約を行った時 |
面接官 | 即時送信 |
| 40 | 面接調整 会議依頼キャンセル | 面接調整中または予約後にキャンセルされた時 | 面接官 | 即時送信 |
※応募者の「フォロー担当」が登録されていないと、フォロー担当宛の自動送信メールが送れませんのでご注意ください
9．面接予約URL機能 参考：応募者に日程を選んで予約してもらう
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 56 | 面接予約 予約連絡(採用担当宛) | 予約URLから応募者が予約した時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 57 | 面接予約 キャンセル(採用担当宛) | 予約URLから応募者が予約済みの日程をキャンセルした時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
10．その他通知機能
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 7 | 面接官評価入力リマインド | ホーム画面「担当面接一覧」でメールアイコンクリック時にメーラーでテンプレートを呼び出し
|
面接官 | HITO-Linkではなくご利用メーラーのメールから送信 |
| 24 | 面接担当変更通知 | 【面接官で担当変更できる機能ONの場合】 面接前日に、面接官が担当面接を別の面接官に変更した時 ※前日以前に変更された場合は送信されません |
システム登録の採用メールアドレス | 即時送信 |
| 25 | お問い合わせ用テンプレート | HITO-Linkマイページ画面右上の「問い合わせ」クリック時にメーラーでテンプレートを呼び出し | システム登録の採用メールアドレス宛 | HITO-Linkではなくご利用メーラーのメールから送信 |
| 55 | 評価入力通知メール |
【通知機能ONの場合】 |
応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 61 | LINE連携用URL通知 |
【LINE連携ONの場合】 |
応募者 | 即時送信 |
| 63 | ファイル生成完了通知 |
採用担当が応募者一覧・レポート一覧より、ファイル(ExcelまたはCSV)を出力した時 |
採用担当（操作アカウント） | ファイル生成完了後即時送信 |
| 64 | ファイル生成失敗通知 |
応募者一覧・レポート一覧からのファイル(ExcelまたはCSV)生成に失敗した時 |
採用担当（操作アカウント） | ファイル生成失敗後即時送信 |
| 65 |
ファイル生成失敗通知 (ダウンロードデータ0件) |
応募者一覧・レポート一覧からのファイル(ExcelまたはCSV)で出力対象が0件だった場合 |
採用担当（操作アカウント） | ファイル生成失敗後即時送信 |