セミナーや面接などHITO-Linkに事前にイベント枠を登録しておき、応募者で予約URLから日程を選んで予約してもらうことができます。
事前準備
予約までの流れ
【FAQ】イベント枠予約機能利用時のよくあるご質問
事前準備 ①イベント登録
予約可能な面接枠を、HITO-Linkへ事前に登録しておきます。
１．メインメニューの〔イベント〕から〔イベント登録〕をクリックします。
２．イベント登録画面で必要事項を入力し〔登録〕をクリックして登録完了です。
※イベント登録方法やイベント登録画面の詳細な項目説明は、以下ご参照ください。
【Tips】
・イベント登録時メッセージテンプレートグループを設定しておく事で日程確定メールやリマインドメールなどを自動送付できます
応募者・紹介会社担当や面接官に自動でメールを送信したい（メッセージテンプレートグループ）
・イベント登録時メッセージテンプレートグループの設定が必須と表示される
イベント作成時に選考ステップを複数設定している場合、メッセージテンプレートグループの設定が必須となります。メール送信をしたくないイベントの登録時にメッセージテンプレートグループの設定が必須と表示されてしまう時の対処方法はこちら。
事前準備 ②メッセージテンプレート準備
予約用URLを送付するためのメッセージテンプレートを登録しておきます。
以下のメッセージ置換タグを本文中に入れたメッセージテンプレートをご用意ください。
<#面接日程選択画面URL#>
予約画面URLへ置換され応募者へURLを送信できます。
※予約用URLは応募者・面接ごとに異なります
【Tips】
初期設定で、テンプレートID.1001に予約URL通知用テンプレートを登録しております。ぜひご活用ください。
▼選考通過メールで次回面接の予約用URLを通知したい場合
合格者に送付するテンプレートの本文に上記タグを登録してください。
予約までの流れ ③予約用URL送付
応募者へ予約画面URLをメールで送ります。
１．メールを送りたい応募者へのメッセージ発行画面を開き、②で準備した予約画面URL通知用のテンプレートを選択します。
２．タイトル・本文を確認し〔上記の内容で発行〕をクリックすると確認画面が表示されます。〔送信する〕をクリックするとメールが送信されます。
【Tips】
▼選考通過メールで予約用URLを通知したい場合
評価確定時のメッセージテンプレートにて、<#面接日程選択画面URL#>のタグを入れたテンプレートを選択してください。
・URLは応募者ごとに異なります。メール送信後に応募者の〔メール送受信履歴〕タブの送信済メールでURLは確認できます。
予約までの流れ ④日程選択（予約）
応募者/紹介会社担当者にて、予約URLから日程を選択してもらい予約ができます。
１．予約画面URLへアクセスすると、以下の希望日時選択画面が表示されます。
２．予約可能なイベント開催日が○で表示されるので、予約したい日程をクリックするとイベント詳細が表示され〔この日程を希望する〕から予約ができます。
▼希望日時選択画面
※予約用カレンダーからは、一つのイベントしか予約できません
３．予約が完了すると、応募者/紹介会社担当者は以下の予約日時確認画面に遷移します。
採用担当(フォロー担当)宛には、メールで通知が送信されます。（テンプレートID:56）
４．応募者/紹介会社担当者で予約が完了した後に、採用担当が該当応募者画面を開くと対象イベントが予約済みの状態になっています。
【Tips】
・イベント登録時に日程確定メールを設定したメッセージテンプレートグループを登設定すると、応募者/紹介会社担当者へ予約時に自動メールを送信できます。
・予約完了後に応募者/紹介会社担当者にて応募者予約画面URLへアクセスすると、面接予約日時確認画面が表示され、キャンセルボタンからキャンセルができるようになります。
イベント登録時にキャンセルメールを設定したメッセージテンプレートグループを登録していた場合、キャンセル時に応募者/紹介会社担当者にキャンセルメールが送付されます。
【FAQ】イベント枠予約機能ご利用時のよくある質問
・応募者、採用担当、面接官にどのタイミングでどんな通知が届く？
・面接予約希望日時選択画面に予約できるイベント枠が表示されない
・希望日時選択画面にはどんな内容が表示される？
▼希望日時選択画面
| ① | 貴社ロゴ画像 | 貴社ロゴ画像が表示されます。変更希望の場合は設定変更依頼フォームよりご依頼ください。 |
| ② | 選考フロー・ステップ |
選考フローで設定されている、応募者の現在の選考フロー・ステップ名（応募者用）が表示されます。
|
| ③ | エリア |
エリアで設定されているエリアがプルダウンで表示されます。 応募者に選考エリアが登録されている場合、該当のエリアが選択された状態で表示されます。
|
| ④ | 会場 | 会場で設定されている会場名がプルダウンで表示されます。 |
| ⑤ | お問合せ先 | お問合せ先が表示されます。変更希望の場合は設定変更依頼フォームよりご依頼ください。 |
・応募者、採用担当、面接官にどのタイミングでどんな通知が届く？
▼採用担当（応募者のフォロー担当）宛
| 送付シーン | 送付テンプレート |
| 予約URLから応募者が予約した時（即時送信） | ID.56 面接予約 予約連絡(採用担当宛) |
| 予約URLから応募者が予約済みの日程をキャンセルした時（即時送信） | ID.57 面接予約 キャンセル(採用担当宛) |
▼面接官（イベントの面接担当者）宛
| 送付シーン | 送付テンプレート |
| イベント登録時「面接担当へ送信」に✔を入れて登録した時（即時送信） |
【カレンダー連携ONの場合】 ID.5 面接設定 会議依頼予約（カレンダー連携時） 【メール通知設定の場合】 ID.19 面接設定 会議依頼予約(カレンダー連携以外) ※メッセージテンプレートグループで「面接依頼メール（面接担当宛）」を設定している場合そちらが送付されます |
|
【自動リマインド設定ONの場合】 イベント登録画面の[申込/取消期限]に設定した日時にリマインド |
【予約が入った場合】 ID.21 面接確定通知 確定連絡(面接官宛て) ※メッセージテンプレートグループで「面接リマインドメール（面接担当宛）」を設定している場合そちらが送付されます 【予約が入らなかった場合】 ID50.面接確定通知 キャンセル連絡(面接官宛て) ※メッセージテンプレートグループで「面接キャンセルメール（面接担当宛）」を設定している場合そちらが送付されます |
【Tips】※自動リマインド設定とは
イベントの申込/取消期限を迎えた際に、予約が入った場合は確定連絡を、予約が入らなかった場合はキャンセル連絡を面接官宛てに自動送付します。
ON・OFFの設定変更についてはサポートデスクまでお問合せください。
▼応募者・紹介会社担当者宛
メッセージテンプレートグループで設定されたメールが送付されます。
・日程確定メール：未来日イベントを予約した際に送付される日程確定テンプレートになります。
・キャンセルメール：未来日イベントをキャンセルした際に送付されるイベントキャンセルテンプレート
・参加サンクスメール：選考なしで出欠管理のみ実施するイベントに対して出欠登録をした場合に参加者のみに送信される参加サンクステンプレート
※面接など選考ありのイベントの場合は送付されません（主に新卒版で利用されるテンプレートになります）
・面接予約希望日時選択画面に予約できるイベント枠が表示されない
イベントは登録済だが「予約できるイベントが表示されない」際は、以下のチェックポイントをご確認ください。原因が分からない場合は、サポートデスクまでご連絡をお願いします。
✔選考フロー・選考ステップ・選考ステータス
【Tips】応募者の選考エリア
応募者の都道府県に応じて、対応するエリアが自動登録されます。（エリアと都道府県の紐付けについては、導入時に伺った情報に基づき設定しております）
＜オンライン面接等でエリアが一律（エリアの設定をなくしたい）場合＞
以下いずれかの方法で運用回避が可能です。
・面接日程選択画面URLが含まれるメールに「エリアのプルダウンを「----」にご変更の上、検索をお願いします」と注意書きをしておく
・面接日程選択画面URLを送付する前に、採用ご担当者様にてHITO-Link上のエリアをブランクにする
・エリアと都道府県の紐付けを変更する→サポートデスクまでお問合せください
例：全ての都道府県をエリア「その他」に紐付くよう設定変更する
・イベントの公開範囲（日付）を指定したい
公開範囲を指定する事はできません。
※メインメニュー〔イベント〕＞〔イベント一覧〕からExcel出力したイベント一覧には
公開開始日～終了日の欄がありますが、指定する事はできかねますのでご了承ください。
・予約できるイベントを限定したい
限定できるのは、「選考フロー」「選考ステップまたは選考ステータス（※選考ステップと選考ステータスの両方を選択することはできません）」になります。
それ以上の制限はできませんが、代替案として以下ご参照ください。
✔イベントのエリアを利用して初期表示を分ける
選考エリアが登録されている応募者は、面接予約希望日時選択画面にアクセスすると自身の選考エリアに絞られた状態でイベントが表示されます。