■ 株式会社ugo
株式会社帆風の社内ベンチャーとして2007年8月に設立。印刷サイト「スプリント」の運営やプリント関連のシステム開発、プリント関連のコンサルティングを事業として、東京、宮城、青森の3拠点を持つ。
■ 代表取締役 渡部玲児氏
大学在学中にITベンチャーなどでインターンを経験。2005年に大学を卒業後、株式会社バンダイ入社。2007年に株式会社ugoに転じ、2009年代表取締役に就任。
■ 利用機能 ①1on1（チェックイン） ②フィードバックコイン ③人事評価
総合印刷サービス「スプリント」を手がけ、”インターネット×印刷”の領域で存在感を増している株式会社ugo（ユーゴ）。大手飲食系企業やエンターテインメント系企業がメインクライアントとなり、印刷という側面から各社の事業支援を手がけています。東京に本社を置き、システム開発の機能を有した仙台オフィス、カスタマーセンターを担う八戸オフィスという３拠点を構える同社は、2017年2月から段階的に1on1を導入。そして、2018年夏に1on1と人事評価のツールとして「HITO-Link パフォーマンス」を本格的に導入。すでにその効果を感じ始めていると言います。
――そこで、人事や組織づくりを積極的に行っている代表取締役・渡部玲児氏に、「HITO-Link パフォーマンス」を導入したきっかけや、実際に導入してどのような効果があったかのか、詳しく話を伺いました。
ーー ugoさんは印刷事業を手がける株式会社帆風（バンフー）のグループ会社として、2007年に創業したと伺いました。まずは、ugoさんの会社概要や、組織体制についてお聞かせください。
印刷物のECサービス市場が伸びていることを背景に、帆風の社内ベンチャーとして当社は設立されました。主軸となっているのはインターネットを活用した総合印刷サービス「スプリント」です。ビジネスモデルとしてはBtoBがメインで、飲食系企業やエンターテインメント企業がメインクライアントとなっています。
ーー ugoさんは、東京だけではなく、仙台や八戸にも拠点を構えていますよね？それぞれの拠点にどのような役割があるのでしょうか？
東京本社には8名在籍しており、私を含めて営業担当の社員が中心です。仙台は、システム開発をしている社員が4名在籍しており、八戸はカスタマーセンターのメンバーを中心に29名が在籍しています。(※2018年10月時点）
「リーダーが東京で、メンバーが仙台」というケースもあるので、拠点ごとのコミュニケーションを密にするためにテレビ電話システムを導入し、常にアクセスできる状態にしています。 また日々のコミュニケーションにチャットツールを使うなど、グループ内では比較的IT化が進んでいる会社です。
――「HITO-Linkパフォーマンス」導入の背景を教えてください。
当社では2017年2月から、週1回30分の1on1を導入しています。1on1を開始した当初は、1on1の記録をチャットツールに残していました。しかし、それでは当事者間だけで閉じた情報になってしまいます。せっかくの1on1の情報を上手く生かせる仕組みはないか？と思案していました。また同時に、社員の目標に関しても何かツールを使って管理したいーーそう考えていた中で知ったのが、「HITO-Linkパフォーマンス」でした。
――どのようにして「HITO-Linkパフォーマンス」を知ったのですか？
たまたま「組織づくりベース」に掲載されていたヤフーの伊藤羊一さんのインタビュー記事を目にしたんです。 （【半期ごとの評価は時代遅れ？】週1回の1on1を導入したヤフーから見えてきた、新しい組織づくりとは https://www.hito-link.jp/media/interview/yahoo_1on1_1）
ちょうど、1on1の運用の仕方に悩んでいた時期でもあり、『ヤフーでは、「Good／Bad」でフィードバックするのではなく、「Good／Motto（もっと）」でフィードバックする』といった伊藤羊一さんの言葉がとても参考になりました。その記事の中で「HITO-Linkパフォーマンス」が紹介されていて、”上司・部下のコミュニケーションが可視化できる”といった点や、”ビジネスパーソンの内発的動機を高めて、パフォーマンスを向上させていく”といった思想に共感して、まずは無料トライアルを申し込みました。
――ではまず、①1on1での利用方法を教えてください。
当社では、1on1の組み合わせを3ヶ月ごとに入れ替えて実施しています。1on1を実施する“社内サポーター”と、受ける側のメンバーは、社内サポーターの負荷を考えて、１：３くらいにしています。また状況に応じて、外部の“社外サポーター”にもご協力いただいています。
1on1のログを残すための機能が「チェックイン機能」ですが、メンバーには、1on1を実施する前にあらかじめ設定している項目に沿って、コメントを入力してチェックインしてもらいます。1on1の際には、メンバーのチェックインコメントを見ながら、話を進めていきます。もちろん、コメントにない話をしてもOKですが、軸がないと1on1で何を話して良いか迷ってしまうため、ガイド的に項目を設けています。
少しでもメンバーの成長に寄与できるよう、チェックイン項目はこだわって設定していますね。この項目をしっかり吟味することが、1on1の質の向上にも繋がると考えています。
▼ ugo社の実際のチェックイン項目（一部） ▼
チェックインコメントの上部には目標を設定して、進捗を更新できる機能（OKR機能）もありますが、当社は任意にしていて、使う社員もいれば使わない社員もいるという風に、ある程度自由度を持たせています。
また、導入時にパーソルP&Tさんにアドバイスいただき、チェックインコメントの事前入力自体も、必須にはしていません。あくまで「1on1を有意義な時間にすること」、「その記録を残すこと」を目的にしているため、1on1の中で記録する形もOKにしています。1on1に対して余計なプレッシャーを与えないことで、円滑に実施できていると思いますね。ただ結果的には、事前入力してくれるメンバーの方が多いです。1on1が終わると、社内サポーターがフィードバックコメントを返して終了です。
――では次に、②フィードバックコインの利用方法を教えてください。
「フィードバックコイン」は、社員同士が日々の感謝やコメントを自由に送りあうことができる機能です。全社的なルールは設けていないので、いつでも、感じたときに、簡単に送ることができます。ただ、こちらもパーソルP&Tさんのアドバイスで、週次ミーティングの最後に3分間の「コインタイム」という機会を設けています。この1週間で「ありがとう」を伝えたい人に、一斉にコインを送りあう時間です。このように定例の仕組みに組み込むことで、より促進できていると思います。
――最後に、③人事評価での利用方法を教えてください。
この機能に関しては、人事評価シートを作成して、人事評価のフローをまわす、という一般的な利用方法と変わりません。ただ、評価シートの項目の自由度が高く、担当者でも簡単に設定できるので助かっていますね。
――ここまでHITO-Linkパフォーマンスの利用方法についてお伺いしてきましたが、ずばり、HITO-Linkパフォーマンスの効果と魅力は何でしょうか？
まず、当初の目的であった1on1と目標管理の分断が解消しました。また、それらを適切な範囲で公開・共有できますし、時系列で終えたり、振り返りができたりするようになったので、今後の異動・配置など、組織を考える上で貴重なデータになっています。
また、当初それほど期待していた訳ではないのですが、実際に利用してみて社員からとても反応がよいのが、フィードバックコインの機能です。たとえば、普段から口数が少なく1on1でもあまり自分の気持ちを話さない社員もいます。そんな人もコイン機能を活用してくれていて。「言葉ではいえないがコインなら渡せるかも」ということで、照れくさくて言いにくい感謝の言葉をコインが代弁してくれるようになり、かなり活用してくれています。これまでも感謝する気持ちはあっても表に出す機会がなかっただけなんですね。
従業員40名ほどで、たった4ヶ月の間に1400以上のフィードバックコインがやり取りされていることを見ても、社員への浸透度がお分かりいただけるのではないかと思います。
そして、こうしたフィードバックコインの送り合いによって、これまでに見えてこなかった社員同士のつながりも見えてきました。「え！AさんとBさんってこんな交流があったんだ！」と驚くことも少なくありません。特に当社は、東京・仙台・八戸と拠点が分かれているので、社員同士のつながりが見えにくい部分がありましたが、「HITO-Linkパフォーマンス」を利用することで、そうした部分も可視化されていると実感しています。
1on1は一人に対して深く知るいい機会ですが、それだけでは主観も入りますし、一面的にしか見えない部分も多く残ります。フィードバックコインの広がりを見ることで、社員の人物像を多面的に見られるようになったと思いますね。また、感謝を伝え合うことで、社内全体がポジティブな雰囲気になっていると感じます。感謝の可視化が進めて、文化として定着させていきたいと思います。
このようなお話をすると、「では、フィードバックコインのようなツールを単体で利用すればよいのでは？」と思う方もいらっしゃると思います。しかし、こういった取り組みは単体では形骸化してしまうんです。1on1という日常的に利用するツールに組み込まれていることが成功のポイントだと、HITO-Linkパフォーマンスを利用している中で、あらためて感じました。
というのも、これまでも人事系のツールをいくつか試したのですが、どうしても定着しませんでした。結局、人事評価のときだけ更新するツールになってしまい、普段目にすることがないのと、1on1をチャットツールに記録していたので、長期的な目標（人事評価）と日常のフィードバックや社員のつながりが分断されていたんです。HITO-Linkパフォーマンスを利用することで、これらが有機的に作用して、社員のエンゲージメントが上がる可能性を感じています。
――今後、より促進していきたい施策や活動はありますか？
最近のアップデートでフィードバックコインを集計できる機能が追加されたので、それを表彰制度などに活用していきたいと考えています。これまでも表彰制度はあったのですが、「活躍した人に投票する」程度の基準で、システマチックな制度ではありませんでした。ここにフィードバックコインを生かして、きちんとした仕組みの上で運用していきたいと考えています。また、ネーミングなども色々と工夫して感謝の文化をより加速していきたいですね。
――それでは最後に、社員エンゲージメントの向上に関心がある方にメッセージをお願いします。
まずは、こういった取り組みは一気に導入するのではなく、試験的にトライしてみて広げていくことがポイントだと思っています。当社でも1on1を始めるときには、5人くらいで始めて反応を確認してから全社に拡大しました。誰しも、自分で実践して「いい！」と思わなければ積極的に行動しないものです。そういう意味でも、HITO-Linkパフォーマンスには30日間の無料トライアル期間があるので、まずは気軽に使ってみるのがオススメです。また、HITO-Linkパフォーマンスを利用している中で、機能や仕組みが日々変化しているのを実感しています。今後の発展もとても楽しみです。
