💡 メッセージテンプレートとは
メールを送信する際に、よく利用する文面をテンプレートとして登録することができます。
メッセージテンプレートを登録してメール送信時に呼び出すことで、メールを作成する手間が省けます。
システム設定メールを確認する
メインメニューから設定＞設定一覧 を開きます。
設定項目：メッセージテンプレートを選択し〔この条件で検索〕を押下します。
※テンプレートID：65 （2桁のID）までがシステム設定のテンプレートです。
テンプレート件名および本文の文面変更も可能ですが、削除はしないようご注意ください。
各メールの利用シーンと送信先
各メールの利用シーンと送信先は、下記を参照ください。
各機能をご利用の際は、事前にテンプレート内容を確認・変更のうえご利用ください。
- アカウント登録・通知
- エントリーフォーム（応募フォーム）
- 求人の登録/更新
- 紹介会社(直接契約)が応募者登録
- 書類選考を面接官へ依頼
- イベント登録/面接を設定する
- 面接調整機能で利用
- 面接予約URL機能
- HITO-Linkエージェント関連
- メール通知機能
- その他通知機能
1．アカウント登録・通知 参考：担当者のアカウントを追加（発行）する
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 15 | アカウント通知(採用担当宛て) | 採用担当者へアカウント通知メール送信時 | 採用担当 | 即時送信 |
| 16 | アカウント通知(紹介会社宛て) | 紹介会社担当者へアカウント通知メール送信時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
| 17 | アカウント通知(面接担当宛て) | 面接担当者へアカウント通知メール送信時 | 面接担当 | 即時送信 |
| 18 | アカウント通知(受付担当宛て) | 受付担当者へアカウント通知メール送信時 | 受付担当 | 即時送信 |
| 8 | パスワード再設定URL通知 | ログイン画面からパスワード再発行を行った時 | 採用担当 面接担当 受付担当 |
即時送信 |
| 9 | パスワード再設定完了 | パスワードの再設定完了時 | 採用担当 面接担当 受付担当 |
即時送信 |
| 48 | パスワード再設定URL(紹介会社用) | 紹介会社担当者がログイン画面からパスワード再発行を行った時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
| 49 | パスワード再設定完了(紹介会社用) | パスワードの再設定完了時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
2．エントリーフォーム(応募フォーム)
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 2 | 応募者新規登録完了 (エントリーフォーム経由・応募者宛) |
応募者がエントリーフォームから応募時 | 応募者 | 即時送信 |
| 3 | 応募者新規登録完了(社内宛て) | エントリーフォームからの応募時 （紹介会社から応募者登録時にも使用） ※応募者登録画面や、エントリーアップロードフォーマットで手動登録された際も含まれます |
応募求人の |
即時送信
|
3．求人の登録/更新 参考：紹介会社（直接契約）向けの求人を登録する
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 59 | 新規求人登録の通知(紹介会社宛) | 採用担当が求人を新規登録し、通知メールを送る時 | 紹介会社担当 | 送信予約可 |
| 60 | 求人更新の通知(紹介会社宛) | 採用担当が公開中の求人を更新し、通知メールを送る時 | 紹介会社担当 | 送信予約可 |
4．紹介会社(直接契約)が応募者登録 参考：紹介会社向けマニュアル
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 3 | 応募者新規登録完了(社内宛て) | 紹介会社からの応募者登録時 （エントリーフォーム応募時にも使用） |
応募求人の 採用担当 |
即時送信 |
| 51 | 応募者情報更新通知(紹介会社→社内) | 紹介会社担当者がマイページで応募者の情報を更新した時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 52 | 応募者アップロードファイル更新通知(紹介会社→社内) | 紹介会社担当者がマイページで応募者のファイルを更新した時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
5．書類選考を面接官へ依頼 参考：推薦された応募者の書類選考をする
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 14 | 書類選考 面接官通知メール | 書類選考の評価入力者設定時 | 評価入力者に設定した面接官 |
即時送信 |
6．イベント登録/面接を設定する 参考：日程調整をして面接を行う
7．面接調整機能で利用 参考：採用担当から候補日程を送る
ヒント）面接調整画面の「自動メール送信」「面接担当へ送信」に✔を入れると、初期設定のシステム設定メールが送信されます
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 28 | 面接調整 希望日程選択画面URL通知 | 面接調整候補日の入力画面で「面接調整を開始する」クリック時 | 応募者 | 即時送信 |
| 29 | 面接調整 申し込み期限 リマインド |
面接調整の予約期限3日前の9:00時点で未予約の場合リマインド ※3日前の9:00を過ぎて面接を調整した場即時送信合、登録した翌日にメールが送信されます |
応募者 | 期限3日前に自動送信 |
| 30 | 面接調整 日程確定通知 (応募者) |
応募者が予約画面URLから予約を行った時 | 応募者 | 即時送信 |
| 32 | 面接調整 申し込み期限切れ通知(応募者) | 応募者で予約されないまま予約期限になった時 | 応募者 | 期限日に 自動送信 |
| 36 | 面接調整 キャンセル(社内側) | 面接調整中に採用担当で「面接調整をキャンセル」から面接をキャンセルした時 | 応募者 | 即時送信 |
| 53 | 面接調整イベント変更通知 (応募者) |
面接調整中に採用担当で「面接調整の内容を変更する」から日時変更を行った時 | 応募者 | 即時送信 |
| 43 | 面接調整 希望日程選択画面URL通知(紹介会社) | 面接調整候補日の入力画面で「面接調整を開始する」クリック時 | 紹介会社担当 | 即時送信 |
| 44 | 面接調整 面接日程確定通知(紹介会社) | 【紹介会社登録の応募者】 応募者または紹介会社担当者が予約画面から予約した時 |
紹介会社担当 | 即時送信 |
| 45 | 面接調整 申し込み期限切れ通知(紹介会社) | 【紹介会社登録の応募者】 応募者または紹介会社担当者で予約されないまま予約期限になった時 |
紹介会社担当 | 期限日に 自動送信 |
| 46 | 面接調整 キャンセル(紹介会社宛て) | 【紹介会社登録の応募者】 面接調整中に採用担当で「面接調整をキャンセル」から面接をキャンセルした時 |
紹介会社担当 | 即時送信 |
| 47 | 面接調整 申し込み期限リマインド (紹介会社) |
【紹介会社登録の応募者】 面接調整の予約期限１日前になっても未予約の場合リマインド |
紹介会社担当 | 期限１日前に自動送信 |
| 54 | 面接調整イベント変更通知(紹介会社) | 【紹介会社登録の応募者】 面接調整中に採用担当で「面接調整の内容を変更する」から日時変更を行った時 |
紹介会社担当 | 即時送信 |
| 31 | 面接調整 日程確定通知 (採用担当) |
応募者が予約画面から予約を行った時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 33 | 面接調整 申し込み期限切れ通知(採用担当) | 応募者で予約されないまま予約期限になった時 | 応募者の フォロー担当 |
期限日に 自動送信 |
| 34 | 面接調整 申し込み期限リマインド(採用担当) | 面接調整の予約期限１日前になっても未予約の場合リマインド | 応募者の フォロー担当 |
期限１日前に自動送信 |
| 35 | 面接調整 キャンセル(応募者側) | 面接調整時に応募者が「他の日程を希望する」をクリックした時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 38 | 面接調整 会議依頼登録 | 【メール通知設定の場合】 面接調整候補日の入力画面で「面接調整を開始する」クリック時 |
面接官 | 即時送信 |
| 39 | 面接調整 会議依頼確定 | 【メール通知設定の場合】 応募者が予約画面から予約を行った時 |
面接官 | 即時送信 |
| 40 | 面接調整 会議依頼キャンセル | 面接調整中または予約後にキャンセルされた時 | 面接官 | 即時送信 |
※応募者の「フォロー担当」が登録されていないと、フォロー担当宛の自動送信メールが送れませんのでご注意ください
8．面接予約URL機能
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 56 | 面接予約 予約連絡(採用担当宛) | 予約URLから応募者が予約した時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 57 | 面接予約 キャンセル(採用担当宛) | 予約URLから応募者が予約済みの日程をキャンセルした時 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
9．HITO-Linkエージェント関連
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 3 | 応募者新規登録完了(社内宛て) | 応募者が推薦された際の通知 |
応募求人の |
即時送信 |
| 66 | HLAチャット受信通知 | HITO-Linkエージェント経由の応募者について紹介会社からチャットが届いた際の通知 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 67 | HLA応募者辞退通知 | HITO-Linkエージェント経由の応募者が選考を辞退したときの通知 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 68 | HLA応募者内定承諾通知 | HITO-Linkエージェント経由の応募者が内定承諾したときの通知 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
| 69 | HLA求人質問通知 | HITO-Linkエージェントに掲載している求人に関して紹介会社から質問が届いたときの通知 | 求人の担当者 | 即時送信 |
| 70 | HLA日程調整通知 | HITO-Linkエージェント経由の応募者について紹介会社から日程調整の依頼が届いたときの通知 | 応募者の フォロー担当 |
即時送信 |
10．メール受信通知機能
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 71 | 送信エラーメール受信通知 | HITO-Linkから送ったメールが送信エラーとなったときのエラーメール通知 | アカウントの設定でメール受信通知を「受け取る」にしている担当者全員 | 即時送信 |
| 72 | メール受信通知 | HITO-Linkでメールを受信したときの通知 |
アカウントの設定でメール受信通知を「受け取る」にしているフォロー担当者等 ※フォロー担当がいない応募者の場合等、詳細は上記参考ページよりご確認ください。 |
即時送信 |
11．その他通知機能
| ID | テンプレート名 | 利用シーン | 送信対象 | 備考 |
| 7 | 面接官評価入力リマインド | ホーム画面「担当面接一覧」でメールアイコンクリック時にメーラーでテンプレートを呼び出し
|
面接官 | HITO-Linkではなくご利用メーラーのメールから送信 |
| 24 | 面接担当変更通知 | 【面接官で担当変更できる機能ONの場合】 面接前日に、面接官が担当面接を別の面接官に変更した時 ※前日以前に変更された場合は送信されません |
システム登録の採用メールアドレス | 即時送信 |
| 25 | お問い合わせ用テンプレート | HITO-Linkマイページ画面右上の「問い合わせ」クリック時にメーラーでテンプレートを呼び出し | システム登録の採用メールアドレス宛 | HITO-Linkではなくご利用メーラーのメールから送信 |
| 55 | 評価入力通知メール |
【通知機能ONの場合】
※赤枠の担当者に「面接官権限」が付与されている場合に送信されます |
応募者の フォロー担当（採用担当権限 且つ 面接官権限を保持する場合のみ） |
即時送信 |
| 63 | ファイル生成完了通知 |
採用担当が応募者一覧より、ファイル(ExcelまたはCSV)を出力した時 |
採用担当（操作アカウント） | ファイル生成完了後即時送信 |
| 64 | ファイル生成失敗通知 |
応募者一覧からのファイル(ExcelまたはCSV)生成に失敗した時 |
採用担当（操作アカウント） | ファイル生成失敗後即時送信 |
| 65 |
ファイル生成失敗通知 (ダウンロードデータ0件) |
応募者一覧からのファイル(ExcelまたはCSV)で出力対象が0件だった場合 |
採用担当（操作アカウント） | ファイル生成失敗後即時送信 |
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