応募者からの問合せ履歴を登録したり、問合せに対するTODOを登録することができます。また、受信メールも問合せとして登録され、メール確認・返信ができます。メールに添付ファイルをつけて送信もできます。
問合せを登録する
応募者からの問合せ履歴を登録し管理できます。
採用代行などを利用している場合は、オペレーターの対応ログ管理などに活用できます。
１．画面右上の〔メール/対応履歴〕＞〔問合せ登録〕をクリックします。
２．応募者情報や問合せ日時、内容を入力し〔上記の内容で登録〕をクリックして登録完了です。
🔎ヒント
応募者情報
・対象の応募者IDまたは応募者名を入力し検索ボタンをクリックすると、メールアドレスなどが自動反映されます。
・応募者情報画面を開いた状態で〔問合せ登録〕をクリックすると、応募者情報が自動反映されます。
TODO登録
問合せ登録と同時にTODO登録をしてタスクを管理することができます。
登録したTODOは、〔メール/対応履歴〕 > 〔TODO一覧〕で確認できます。
メールを作成する
問合せ登録と同時にメールを作成し送信ができます。
添付ファイルを添付して送信も可能です。
１．問合せ登録画面左下の〔メールを作成〕ボタンをクリックします。
２．メールフォームで必要事項を入力し〔メールを送信〕をクリックすると確認画面が表示され、〔OK〕をクリックすると送信完了です。
▼各項目説明
| 宛先 | 応募者のメールアドレスを入力します。問合せ登録画面に応募者情報が入力されている場合は自動で応募者のメールアドレスが反映されます。 |
| CC | CCにメールアドレスを追加することができます。 |
| テンプレート 選択 |
登録済みのメッセージテンプレートを選択できます。 ※問合せ登録のメール作成画面では<#応募者ID#>などのタグは置換されませんのでご注意ください |
| 署名選択 | メール本文の最後に署名を挿入できます。署名を追加したい場合は、〔設定〕メニュー＞〔設定一覧〕＞〔メール署名〕で追加できます。 |
| 件名 | メールの件名を入力します。 |
| 添付ファイル |
添付ファイルを5つまで添付して送ることができます。 ※サイズ上限は合計5MBバイトまでとなります。
|
| 本文 | メールの本文を入力します。 |
| 送信日時 | 送信日時を指定すると送信予約ができます。 |
| 問合せステータスを完了にする | チェックをつけるとメール送信と同時に、問合せも完了ステータスにできます。 |
🔎ヒント
・応募者に紐づけて問合せ登録をすると応募者情報画面に「対応履歴」が追加されます
・問合せ登録画面のメール作成と、応募者画面でのメッセージ送信のどちらからでもメールを送ることができます。添付ファイルを送りたい場合は問合せ登録画面からメールを作成してください。
受信メールを確認・返信する
問合せ一覧で受信したメールを確認・返信ができます。
▼受信メールを確認する
１．画面右上の〔メール/対応履歴〕 > 〔問合せ一覧〕をクリックします。
２．問合せ一覧で受信メールが確認できます。
「最新メール件名」をクリックしてメール内容や添付ファイルが閲覧できます。
↓
※ファイル名をクリックしてダウンロードできます。
※新着メールがある応募者は、応募者一覧でもメールアイコンで表示されます。
応募者詳細画面を開き「メール送受信履歴」タブでも受信メールを確認・返信ができます。
🔎ヒント
権限によって確認可能な受信メールが異なります
採用担当権限：全受信メールが確認できます
採用担当（フロー限定）権限：担当の選考フローの応募者のメールと、応募者に紐づいていない受信メールが確認できます
＜受信メールを検索する＞
自分の担当メールなど、検索することができます。
①右上の〔＋〕をクリックします
②検索したい項目を指定して検索してください
┗選考フロー／ステップはメール受信時点での検索となります
＜既読メールを未読にする＞
問合せ一覧でチェックボックスにチェックをつけ〔関連メールを未読にする〕をクリックすると、該当メールに紐づく全てのメールを未読に戻すことが出来ます。
↓
※紐づくメールのうち一部を未読に戻したい場合は、応募者情報画面の「メール送受信履歴」タブで未読にしてください
＜受信メールに紐づけて問合せ履歴を新規登録する＞
新着メールを紐づけた状態で新規問合せを作成したい場合は、対応履歴IDをクリックして問合せ登録画面を開き、関連メール一覧右上の〔最新メールを関連付けて新規問合せを作成〕をクリックすると問合せ履歴を登録できます。
＜受信メールを既存の問合せに紐づけて登録する＞
受信メールを既に登録済みの問合せにまとめたい時などは、既存の問合せに紐づけて登録できます。対応履歴IDをクリックして問合せ登録画面を開き、関連メール一覧右上の〔最新メールを既存の問合せに登録〕をクリック後、関連付けたい対応履歴IDを入力し〔メールを指定の問合せに関連付ける〕をクリックして完了です。
↓
▼受信メールに返信する
１．問合せ一覧で〔対応履歴ID〕をクリックします。
２．問合せ登録画面が開くので、画面下部の関連メール一覧でメール内容を確認し
〔内容を引用してメールを作成〕をクリックするとメール作成フォームが表示されます。
↓
⚠️注意点
応募者情報欄のメールアドレスが未入力の場合
送信時に「メールを送信する場合は、メールアドレスを入力してください」とエラー表示され送信できません。応募者情報欄のメールアドレスを入力して送信してください。
３．メールフォームを入力し画面右下の〔メールを送信〕をクリックすると確認画面が表示され、〔OK〕をクリックすると送信完了です。
