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問い合わせ管理

問合せ一覧で受信メールを確認・返信する

問合せ一覧では、HITO-Link宛に受信したメールを確認・返信することができます。添付ファイルをメールに送付することもできます。

≡　目次

　　1.　受信したメールを確認する

　　２．新着メールを既存の問合せに追加登録する

　　３．受信メールに返信する

１．受信したメールを確認する

１．ホーム画面右上の〔メール/対応履歴〕にカーソルを合わせて表示されるメニューから「問合せ一覧」をクリック。

２．問合せ一覧で受信メールを確認できます。

受信したメールは自動的に対応履歴 ID が発番され、新規問合せとして登録されます。
差出人がすでにエントリー済みの応募者や紹介会社のメールアドレスの場合、対象者名が表示されます。

🔎ヒント

確認可能な受信メールがアカウント権限によって異なります

採用担当権限：全受信メールが確認できます

採用担当（フロー限定）権限：担当の選考フローの応募者のメールと、応募者に紐づいていない受信メールが確認できます

【最新メール件名】をクリックすると、ポップアップ画面が開き、メール内容や添付ファイルが閲覧できます。

🔎ヒント

１．受信メールを未読に変更する

問合せ一覧で、チェックボックスにチェックをつけ、〔関連メールを未読にする〕をクリックすると、紐づく全てのメールを未読に戻すことが出来ます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　
※紐づくメールのうち一部を未読に戻したい場合は、応募者情報一覧「メール送受信履歴」タブより操作してください。

２．受信メールを検索したい場合

検索条件を指定することができます。

①右上の〔＋〕をクリックする

②任意の項目を指定して検索してください

※選考フロー／ステップはメール受信時点の応募者情報での検索となります

３．対応履歴IDをクリックすると、問合せ登録画面が開きます。メールを確認し、問合せ内容や TODO を入力し「上記の内容で登録」をクリックし更新します。

▲メールの件名をクリックすると、対象のメール詳細が表示されます

🔎ヒント

受信したメールが応募者に紐づいていない場合は？

HITO-Link で受信したメールは、以下の条件の場合に応募者情報に紐づいて登録されます。

■直接応募の場合

・HITO-Link に登録されている応募者のメールアドレスから受信したメール・HITO-Link から送信されたメールに対して、「件名」を変更せずに返信されたメール

■紹介会社から推薦された応募者の場合

・HITO-Link から送信されたメールに対して、「件名」を変更せずに返信されたメール

以下のような場合、受信したメールが応募者に紐づかず、問合せ一覧の応募者名が空欄となる場合があります。特に紹介会社ご利用の場合は、以下の点にご注意頂きますようお願い致します。

・HITO-Link から送信したメールの「件名」を変更して返信されたメール

・HITO-Link から送信したメールに対して返信したメールに、再度返信して送信されたメールなど

応募者に紐づいていないメールは、以下の操作を行うことで応募者に紐づけることができます。

　（応募者に紐づくと、応募者情報画面の「メール送受信履歴」タブに対象のメールが表示されるようになります）

①問合せ一覧で該当の対応履歴 ID をクリック。

②「応募者情報」欄の応募者 IDまたは応募者名を入力し、検索ボタンをクリック。

③応募者 IDや名前、メールアドレスに該当応募者の情報が表示されていることを確認し、その他必須項目も入力して画面下の右にある〔上記の内容で登録〕をクリックし更新します。

２．新着メールを既存の問合せに追加登録する

受信した新着メールが、すでに登録済みの問合せに関連がある場合、登録済みの問合せに追加する事ができます。追加登録しておくことで、関連メールを一元管理する事ができます。

１．〔問合せ一覧〕から対象のメールを開きます。

２．関連メール一覧でメール内容を確認し、〔最新メールを既存の問合せに登録〕をクリック。

※この問合せを完了にする場合は、問合せ登録画面上部の「完了」に✔を入れてください

３．追加をしたい問合せの対応履歴IDを入力し〔メールを指定の問合せに関連付ける〕をクリックすると関連付け先の問合せ画面が表示され、メールが追加されます。内容確認し問題なければ、〔上記の内容で登録〕をクリックし登録完了です。

▼新着メールから新規で問合せを登録する

１．〔問合せ一覧〕から対象のメールを開きます。

２．関連メール一覧でメール内容を確認し、「最新メールを関連付けて新規問合せを作成」をクリック。

３．新規の問合せ登録画面が開くため、内容を入力し「上記の内容で登録」をクリックし登録完了です。

３．受信メールに返信する

１．〔問合せ一覧〕から対象のメールを開きます。

２．関連メール一覧でメール内容を確認し、「内容を引用してメールを作成」をクリック。

３．メールフォームが開くため、メール本文を入力し「メールを送信」をクリックするとメールが送られます。

項目名	説明
メールフォームを閉じる	メールを送信しない場合は押下して画面を閉じてください。
宛先	宛先を入力してください。 ※「内容を引用してメールを作成」の場合は自動的に「応募者情報のメールアドレス」が反映されます。
CC	CCアドレスを追加する場合は、アドレスを入力して下さい。 ※入力後、Enterを押下で反映されます。
署名選択	登録済みの署名を選択できます。
テンプレート選択	既存のテンプレートを呼び出すことができます。プルダウン上で文言入力し、テンプレートを検索することもできます。 ※メッセージタグは使用できません。
件名	件名を入力してください。 ※メッセージタグは使用できません。
添付ファイル	5ファイルまで添付できます。5ファイル以上送付する場合は、ZIPファイルにまとめて添付してください。 ※サイズ上限は5MBまでとなります。
本文	メール本文を記述します。テンプレートの本文を編集することもできます。 ※メッセージタグは使用できません。